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ECM: el sistema de gestión documental que está revolucionando el sector empresarial

Todo lo que tienes que saber para sacarle el máximo partido

ECM: el sistema de gestión documental que está revolucionando el sector empresarial

Por si no sabes en qué consiste, un ECM (Enterprise Content Manager o Gestor de Contenido Empresarial) no es ni más ni menos que un conjunto de conceptos, estrategias y procedimientos empleados en la administración de toda la información referente a la empresa, sin importar el formato en el que se encuentre (Documentos, Correos electrónicos, Facturas...).

El principal objetivo de este sistema es facilitar a las empresas la accesibilidad y presentación de la información tanto en tiempo como en forma.

Este tipo de sistemas tiene siempre una base común, independientemente de cual sea el que se decida utilizar, la cual estará formada a partir de los siguientes conceptos:

  • Captura: En este apartado entra todo lo referente a la recogida y registro de información y su correspondiente proceso de preparación para añadirla al sistema. Un ejemplo claro de un proceso de captura podría ser la Digitalización de un documento que llegue por Fax.
  • Gestión: Aquí es donde se crea la unión de la información con las tareas a las que están referidas para así organizarla y prepararla para evitar interferencias futuras.
  • Almacenamiento: Un ECM es una fuente de información para la empresa y por ello toda la información debe estar centralizada en un repositorio de contenido.
  • Preservación: Muchos documentos son necesarios durante largos periodos de tiempo, sea por el motivo que sea los ECM necesitan asegurarse de que esa información no se pierde y es por ello que se utilizan diferentes procedimientos, como por ejemplo, las copias de seguridad.
  • Distribución: La facilitación de la información es el punto principal a tratar en este último apartado, cuyo objetivo es lograr el acceso, modificación o guardado de la información necesaria en el momento y lugar requeridos.

Pero, ¿exactamente qué utilidades tiene un ECM y cómo podemos aprovecharlas para impulsar nuestra empresa?

Gracias al uso de un sistema ECM, nuestra empresa no solo podrá tomar mejores decisiones y conseguir una ventaja competitiva respecto a su competencia, sino que además lograremos los siguientes beneficios:

  • No dependeremos más del papel como documento de información.
  • Disponemos de todos los datos e información en un mismo y único lugar, pudiendo acceder a ella de una forma rápida y óptima.
  • Mejora en la comunicación y relación con los clientes de nuestra empresa.
  • Ahorro de tiempo y de costes.
  • Agilización de los procesos de negocio y de los pagos que se han de realizar a los proveedores.

Todo esto, a su vez, supone una mayor eficiencia y productividad de nuestra empresa, y finalmente, lo más importante: una mejora en la calidad del cliente, consiguiendo, así, su plena satisfacción.

¿Deseas conocer en profundidad las ventajas y beneficios de un ECM? Haz clic en este enlace.

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Sobre el Autor

Walter Luis

Walter Luis

Consultor tecnológico.

Encargado de proyectos de desarrollo CRM y relacionados con bases de datos.

Técnico informático, su experiencia se ha centrado en diversas empresas del sector tecnológico.

 

 

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