Que existan razones quiere decir que existe la necesidad. Vivimos atormentados por la cantidad de documentos que se generan de forma caótica en nuestra empresa y que somos incapaces de ponerle remedio. 

En este artículo os voy a sintetizar las 5 razones por las que es necesario hacer gestión documental en nuestra empresa:

Evidencia

¿Te has parado a pensar cuales son las evidencias de las actividades/tareas que realizas cada día en tu empresa?

En la mayoría de los casos van a ser documentos que pueden presentarse en distintos formatos: papel, electrónico, audio, vídeo…etc. En la actualidad o identificas las tipologías documentales y sus agrupaciones superiores o es imposible implantar un sistema de gestión documental eficiente y efectivo. Esta identificación es la que va a facilitar la gestión de los documentos en cuanto a valoración, descripción, uso, distribución, acceso, conservación y/o eliminación.

Ciberseguridad

Un aspecto clave en cualquier empresa debe ser la protección de sus documentos electrónicos, es decir, aplicar mecanismos de seguridad orientados a que sus documentos sean confidenciales, en el que solo pueden acceder a la información las personas que tienen autorización; estén disponibles, acceso a la información por las personas autorizadas en el momento que lo necesiten y sean íntegros en el que los documentos deben estar protegidos contra modificaciones no autorizadas.

Gestión del Conocimiento

Son muchas las empresas que cuando inician un proyecto de gestión de conocimiento se encuentran con el escollo de la gestión de sus documentos.

En este contexto, y tal y como afirma Gloria Ponjuan Donante, “la gestión documental es un proceso vital para la empresa, debido a la magnitud que alcanzan los documentos. En todas, se manejan y reciben documentos administrativos que plasman actos y hechos y posibilitan que estas actuaciones documentadas ocurran. Por tal motivo, el documento es una prueba de esa actuación y tiene valor jurídico”.

En este caso, es fundamental definir las políticas de uso, almacenamiento, distribución, control, conservación y eliminación de los documentos.

Big Data

Si queréis llevar a cabo un proyecto de Big Data eficiente en donde podáis analizar no sólo los datos estructurados (información en bases de datos) sino también los datos no estructurados (datos en bruto y no organizados, generados por los humanos: correos electrónicos, hojas de cálculo, documento en PDF, video, imagen…), es fundamental y necesario emprender un proyecto de gestión documental que te ayude a organizar e identificar la información útil para proceder a un análisis detallado de esa información no estructurada, la cual representa el 80% de la información que se genera en un negocio lo que viene a ser la principal fuente de información para extraer datos.

Transformación Digital

Transformación digital y más transformación digital. Esto ya no es una opción.

Las empresas deben apostar por la adaptación a este nuevo panorama para ser más competitivas y adaptarse al mercado. Si queréis optimizar o automatizar vuestros procesos, un proyecto de gestión documental, en su fase de análisis secuencial (UNE ISO TR 26122:2008) os permitirá conocer las etapas de los procesos de trabajo y los documentos que se generan en cada etapa.

¡Creedme, no es tan difícil! Desde mi punto de vista, intervienen dos factores muy importantes a los que hay que hacerle frente: el primero, el ser humano “per se” es reacio y resistente al cambio por lo que le resulta muy complicado adaptarse a nuevas formas de trabajar, aunque el resultado sea de mejor calidad, y existe un profundo desconocimiento sobre la materia y sobre la existencia de profesionales especializados en la misma, habituados a poner soluciones a los desafíos planteado en torno a la gestión de los documentos.

¡Os invito a que incorporéis en vuestros proyectos de seguridad de información, gestión del conocimiento, Big Data... un profesional especializado en gestión de documentos y archivos!

¿Te gustaría implementar la gestión documental en tu empresa? Nosotros podemos ayudarte.

Te recomendamos leer