En un sistema ECM (gestión documental) podemos diferenciar distintos procesos que son cubiertos y son de gran importancia para las empresas.

A continuación analizaremos los procesos con mayor incidencia:

Almacenamiento

Un ECM, como Alfresco por ejemplo, es una fuente de información para la empresa y por ello toda la información debe estar centralizada en un repositorio de contenido.

Los beneficios que tendríamos con una práctica correcta de almacenamiento y organización son innumerables, destacando:

• La facilidad para cuando busquemos un archivo.
• La rapidez al encontrar un documento.
• Disminución del riesgo de pérdida de información.
• Los documentos se mantienen en perfectas condiciones a lo largo del tiempo.
• Permitir el acceso múltiple a los archivos.
• Los documentos se pueden enviar por medios digitales de manera ordenada.

Recuperación

Un software de gestión documental realiza copias periódicas de seguridad, lo que permite recuperar la información en caso de pérdida de forma fácil y rápida.

Cualquier usuario habilitado para ello puede acceder de forma sencilla y rápida, siendo esta una de las grandes ventajas de la gestión documental.

Clasificación

En este proceso los datos se estructuran de la forma más apropiada para la empresa, pudiendo así consultar dicha información con mayor facilidad.

Se debe organizar de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para facilitar la posterior búsqueda.

Seguridad

La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener todo ECM. 

Además no todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación y  menos aún poder tener la capacidad de realizar determinadas acciones en ciertos documentos. 

Cuando hablamos de seguridad nos referimos tanto a la seguridad externa, el acceso de usuarios ajenos a la organización, como del control y seguridad internos. 

Es vital contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a diferentes tipos de información. Por supuesto una vez que el usuario está dentro del sistema también es de gran importancia establecer qué acciones puede llevar y en dónde.

Cuanto mejor definamos estos controles en los accesos y permisos, mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Se recomienda habilitar permisos y controles a nivel de carpeta y usuario.

Custodia

La custodia de documentos es un proceso de gestión documental dónde se archiva con garantías técnicas y legales, los documentos de la empresa

Aquí se almacenarán los documentos, tanto los firmados digitalmente y/o cifrados como los que son sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Para mantener la validez legal a lo largo del tiempo, dependiendo de los plazos de custodia (corto, medio y largo plazo) definiremos la tecnología y soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su posterior mantenimiento. Además se añade un sellado de tiempo en los documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó. 

Distribución

Este proceso se relaciona con el flujo de datos, al interior y exterior, de los documentos de una empresa. Sin importar el medio por el que los documentos se envíen y deben contar con mecanismos de control y de verificación de cuando se recibe y cuando se envía.

La importancia está en la facilidad que proporciona para enviar los documentos indicados a las personas indicadas. 

Los ciclos de distribución son definidos con facilidad por los usuarios, de forma que dichas tareas puedan responder a eventos especiales que arrancan procesos de entrega bajo determinadas condiciones.

Workflow

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos: desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye. 

Guardan mucha relación con la transferencia de documentación, mientras que las transferencias de documentos entre áreas o departamentos, son también procesos perfectamente coordinados y fundamentados.

Un workflow es más que poner por escrito toda la información descriptiva sobre el proceso de la documentación, implica normalizar y representar estructuradamente esa información atendiendo a los estándares que se puedan integrar a través de aplicaciones informáticas, como en este caso en un ECM.

Se podrán asignar responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquier fase de la gestión de la documentación. 

Creación

Para la creación es necesaria la colaboración de todos los departamentos, áreas y trabajadores de la empresa para su administración.

De esta manera y a través de esta coordinación interna, la generación de documentos se realizará de una manera más rápida y ágil.

Autentificación

Una medida de seguridad clave es la autentificación de documentos. 

El sistema de identificación y autentificación electrónica más usado, requerido por Ley generalmente, es la firma electrónica. 

Así la firma electrónica de documentos permite a los remitentes firmar los documentos de salida y a los receptores asegurarse de que los documentos que reciben provienen del emisor indicado y también de que no se han producido modificaciones desde que fue autentificado.

Como hemos visto, todos estos procesos son vitales para el correcto funcionamiento de la información dentro de una empresa y nos hará gestionar de una manera más eficiente y rápida todos nuestros documentos.

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