¿Qué es la Gestión Documental y por qué deberíamos usarla?

Un software imprescindible en las empresas

¿Qué es la Gestión Documental y por qué deberíamos usarla?

La Gestión Documental se define como el conjunto de acciones y normas utilizadas para la administración de la información, ya sea para almacenarla o distribuirla, así como para controlar quien accede a ella y mantenerla correctamente organizada.

Hoy en día lo que queremos es tener siempre la información en un lugar donde podamos acceder a ella fácil y cómodamente siempre que necesitemos hacerlo, en respuesta a esta demanda es como surgieron los Software de Gestión Documental, cuyos principales objetivos son:

  • Centralización de la Información: Al reunir la información en un solo lugar logramos eliminar ese tedioso proceso de búsqueda entre carpetas llenas de papeles, lo cual no solo hace más sencillo el acceso a ella, sino que también elimina los costes de ese papel así como todo lo que tener ese papel conlleva: Pérdidas, duplicados, accidentes o el propio deterioro del papel debido al tiempo.

  • Administración y Procesamiento: Tendremos la capacidad de eliminar de la vista toda esa información que no sea necesaria para los trabajadores organizando la información en secciones, por ejemplo, un trabajador encargado de la contabilidad no necesitará el acceso a un montón de información sobre programación en diferentes lenguajes.

  • Normativa y Seguridad: Trabajar con un gestor documental ya implica que se está cumpliendo la Ley de Protección de Datos, entre otras, puesto que no todo el mundo tiene acceso a la información, solo las personas destinadas a tratar esa información tendrán esa posibilidad. Por otro lado, también nos otorga la capacidad de realizar copias de seguridad que podrían guardarse en la nube o fuera de la red para prevenir posibles pérdidas de información.

  • Homologación y Automatización: Existen muchas maneras de elaborar un documento, todas ellas válidas pero con la desventaja de tener que acostumbrarte a ello, con un gestor documental se pueden establecer ciertos modelos para lograr así unificar y organizar con más sencillez la información.

  • Movilización: Gracias a que los gestores documentales permiten el acceso controlado a la información podremos difundirla más rápida y eficientemente cuando lo necesitemos, no son pocas las empresas en las que un trabajador elabora un documento que luego tiene que pasarle a otro y este a su vez a otro, ahora ese proceso será mucho mas fácil ya que lo único que tendría que hacer es elaborar el documento y subirlo a la zona correspondiente del gestor donde los compañeros lo verían y modificarían hasta que estuviese terminado para su almacenamiento.

 

 

¿Qué es Alfresco?

Es un programa de gestión de contenidos, ya que no solo ofrece la herramienta necesaria para la gestión documental sino que también ofrece: gestión de contenido web, trabajo colaborativo, flujos de trabajo, etc. No solo se trata de uno de los mejores software de gestión documental sino que también cabe destacar que esta bajo licencia de software libre.

Al ser de software libre ofrece la posibilidad de amoldar el software al trabajo requerido, ya sea mediante un programador de la empresa o dando uso a funcionalidades desarrolladas por la comunidad. También permite que a través de su comunidad se puedan solucionar problemas o dudas que puedan surgir a lo largo de su uso.

Al ofrecer un abanico tan amplio de utilidades se recomienda disponer de un servidor medianamente preparado para ello, además de que al ser una herramienta de alta disponibilidad puede suponer un aumento en el coste eléctrico y de mantenimiento.

Alfresco Community Edition

Community Edition es la versión gratuita del software destinado para empresas que quieran una herramienta versátil y en desarrollo constante. Ha sido creada por la compañía de Alfresco en colaboración con la comunidad lo que ha permitido que muchos usuarios puedan encontrar y corregir fallos a lo largo de su uso y desarrollo.

Cabe destacar que Alfresco no da soporte técnico en la versión gratuita, haciendo que la empresa deba confiar en la comunidad o en su departamento indicado para solventar posibles problemas.

Desde Itop queremos ser tu Partner en la gestión documental de tu empresa y ayudarte a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades. No lo dudes y ¡consúltanossmile

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Sobre el Autor

Walter Luis

Walter Luis

Consultor tecnológico.

Encargado de proyectos de desarrollo CRM y relacionados con bases de datos.

Técnico informático, su experiencia se ha centrado en diversas empresas del sector tecnológico.

 

 

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