Los Sistemas de Gestión Documental (en inglés ECM, Enterprise Content Management) hacen referencia al conjunto de estrategias, métodos y herramientas usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos empresariales. Este tipo de herramientas y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada, donde sea que esta se encuentre. Ejemplos de este tipo de información son: documentos electrónicos, imágenes, correos electrónicos, videos, audio, documentos escaneados, páginas web, etc.

Hoy en día estos sistemas han evolucionado para convertirse en autenticas plataformas de comunicación y colaboración conectando personas (empleados, clientes, proveedores y partners), procesos e información. Algunas de las herramientas que complementan a las propias de la gestión documental son: wikis, blogs, foros, etc. 

• Sistema central donde capturar y almacenar la información documental.
• Reducción del uso del papel. 
• Ahorro en costes de almacenamiento. 
• Mayor eficiencia de los procesos.
• Mejora de la gestión del conocimiento.
• Mejora del trabajo en equipo y colaboración.
• Reducción de los tiempos de búsqueda de información. 
• Reducción de la información duplicada.
• Incremento de control de acceso a la documentación.
• Soporte a los sistemas de gestión de calidad.

Aunque las aplicaciones y objetivos de una implantación de un sistema de gestión documental pueden ser diferentes, en general hablamos de proyectos de cierta complejidad. A la hora de abordarlos se puede seguir alguno de los siguientes enfoques:

• Por Proyecto: se basa en utilizar la gestión documental para manejar toda la documentación referente a un proyecto interno a la compañía. Este enfoque permite tener un prototipo en miniatura de lo que sería la gestión en toda la compañía ya que se está utilizando información de todo tipo referente a ese proyecto concreto. La forma de avanzar si se adopta este enfoque sería ir expandiendo el uso del sistema a los demás proyectos que estén en marcha en la empresa.
• Por Tipo de Documentación: pretende gestionar exclusivamente uno o varios tipos iniciales de documentos de forma que pueda verse el valor que aporta el que estén controlados y que puedan optimizarse con mayor sencillez los flujos de trabajo necesarios durante el ciclo de vida de esos documentos. Con este enfoque, se iría progresivamente ampliando los tipos de documentos que son gestionados por el sistema.
• Por Organización: plantea gestionar toda la documentación referente a un departamento. De esta forma pueden verse los beneficios que se obtienen en el conjunto de una organización humana que gestiona toda su documentación con un sistema especializado. Sirve como prototipo muy válido para gestión de flujos de trabajo con varios participantes a pequeña escala. El objetivo sería incluir más organizaciones en el grupo de las que utilizan el sistema de gestión documental hasta abarcar el conjunto de la compañía.
• Por Problemas: muchas veces existen problemas puntuales con la documentación durante ciertas operaciones o procesos. Este último enfoque pretende atajar dichos problemas aplicando la gestión documental a esos documentos implicados en la problemática y, así, proporcionando una solución concreta a un problema puntual. La forma en que se ha afrontado ese problema podrá extrapolarse a otros problemas o situaciones en la empresa, avanzando en la resolución de la problemática global.

Una vez decidido el enfoque, es importante seguir una metodología para asegurar el éxito de la implantación:

1. Análisis (según enfoque): Se analizan requisitos, procesos y tipos documentales.
2. Implementación: Se instala el entorno de desarrollo, se configuran los sitios, documentos y workflows y se realizan las pruebas para asegurar que todo funciona adecuadamente, cumpliendo con los requisitos iniciales. 
3. Preparación final: Se instala los entornos productivos, se forma y se carga los datos y documentos.
4. Arranque y soporte: Se comienza a usar el sistema y se da el soporte al usuario.

Desde un punto de vista tecnológico, en Itop ofrecemos la posibilidad de implantación de un sistema de gestión documental apoyándonos en Alfresco:

Es la plataforma líder opensource especializada en gestión documental para empresas. Ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Incluye un repositorio de contenidos, un portal para gestionarlos, una interfaz para acceder al sistemas de archivos, motor de búsquedas y gestión de flujos de trabajo.