Los Sistemas de Gestión Documental (en inglés ECM, Enterprise Content Management) hacen referencia al conjunto de estrategias, métodos y herramientas usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos empresariales. Este tipo de herramientas y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada, donde sea que esta se encuentre. Ejemplos de este tipo de información son: documentos electrónicos, imágenes, correos electrónicos, videos, audio, documentos escaneados, páginas web, etc.
Hoy en día estos sistemas han evolucionado para convertirse en autenticas plataformas de comunicación y colaboración conectando personas (empleados, clientes, proveedores y partners), procesos e información. Algunas de las herramientas que complementan a las propias de la gestión documental son: wikis, blogs, foros, etc.
Aunque las aplicaciones y objetivos de una implantación de un sistema de gestión documental pueden ser diferentes, en general hablamos de proyectos de cierta complejidad. A la hora de abordarlos se puede seguir alguno de los siguientes enfoques:
Una vez decidido el enfoque, es importante seguir una metodología para asegurar el éxito de la implantación:
Desde un punto de vista tecnológico, en Itop ofrecemos la posibilidad de implantación de un sistema de gestión documental apoyándonos en Alfresco:
Es la plataforma líder opensource especializada en gestión documental para empresas. Ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Incluye un repositorio de contenidos, un portal para gestionarlos, una interfaz para acceder al sistemas de archivos, motor de búsquedas y gestión de flujos de trabajo.
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