Aquí podrás leer diferentes pautas que te ayudarán a llevar la gestión de stocks de una manera más sencilla.

Conseguir una adecuada gestión de stocks es un quebradero de cabeza para muchas empresas. Otras, en cambio, se han dado ya por vencidas, asumiendo que el desgaste de energía que requiere controlar su stock no compensa las pocas mejoras de gestión que se obtienen a cambio. Y en muchas ocasiones, tienen razón. Pero ello no se debe a que un buen control aporte pocos beneficios, sino porque el control no se está realizando correctamente, bajo unos objetivos coherentes, unos procedimientos claros y unas herramientas suficientes.

Aunque cada empresa posee sus propias particularidades, en el presente artículo se presenta una serie de pautas generales que pueden ser fácilmente aplicables:

1. Disponga de una herramienta informática sólida y estable

Toda empresa que opere con stocks requiere una solución informática que le facilite el registro de las operaciones de mercancías, su seguimiento y su consulta. El sistema no sólo debe ser ágil, tratando de requerir el menor tiempo posible para registrar una operación o consultar un dato. También debe ser estable. Cuando se detecta una discrepancia entre la cantidad real de mercancía (físicamente ubicada en el almacén) y la cantidad indicada por la herramienta informática, debería producirse siempre por uno de estos dos motivos: porque ha habido un fallo humano en el registro de movimientos de mercancía o porque ha habido robos.

Pero si el sistema no es riguroso, y da pie a la duda de si es un dato incorrecto o mal calculado por el propio programa informático, proporciona una incertidumbre que produce aún mayor perjuicio. Un sistema informático que gestiona mal el stock es incluso peor que no disponer de sistema.

Un sistema informático que gestiona mal el stock es incluso peor que no disponer de ningún sistema.

2. Asegúrese de que la herramienta informática da soporte a todos los procesos relacionados con el stock

La gestión informática del stock puede ser de dos maneras: completa o inexacta. Dicho de otra forma, o nos aseguramos de que todos los movimientos de mercancía están debidamente registrados en el sistema, o es imposible disponer de precisión en los datos. Y con datos inexactos, las decisiones tomadas a partir de los mismos también sufren de la misma falta de precisión.

Es necesario, por lo tanto, asegurarse de revisar todos los procedimientos en los que se manipula mercancía y validar que realmente se registran en el sistema de manera adecuada. Un ejemplo de situación que a veces no es contemplada por muchas empresas es la merma o deterioro de productos. Otros ejemplos pueden ser el traslado de mercancía entre almacenes o las devoluciones de mercancía por parte de los clientes.

La herramienta informática debe dar el soporte necesario para registrar todos los movimientos de mercancía que se producen diariamente, y los trabajadores estar debidamente formados e instruidos para realizar dicho registro.

La herramienta informática debe permitir registrar todos los movimientos de mercancía producidos

3. El sistema debe facilitar la realización de inventarios parciales y ágiles

Muchas empresas detestan la realización de inventarios, porque supone una labor tediosa, en ocasiones compleja de coordinar, que supone detener el ciclo operativo habitual de la empresa y porque creen además que sólo aporta problemas y confusión.

En cambio, aquellas empresas que realizan una adecuada gestión de su stock coinciden en que la realización de inventarios es clave: es su herramienta planificada de control que les permite asegurar que los registros son adecuados y que los datos, sobre los que se toman decisiones empresariales, son fiables.

Sin embargo, no es suficiente con tener mucha voluntad para efectuar inventarios. También debe disponerse de herramientas que permitan hacer un poco menos tediosa esta labor. Además de disponer de diferentes herramientas como dispositivos y terminales móviles, un elemento clave es que el sistema informático debe permitir el inventariado parcial o segmentado.

De esta forma, es posible establecer inventarios frecuentes (que en algunos casos llegan a ser semanales) de aquella mercancía que posee mayor valor para la empresa o que causa más problemas, mientras que aquella mercancía de menor valor o impacto puede inventariarse con una periodicidad mucho mayor (en algunos casos, anual).

La herramienta debe permitir inventarios parciales.

4. Sea riguroso con los costes

Es frecuente observar que muchas empresas limitan la gestión de sus stocks al control de las cantidades. Sin embargo, es también fundamental controlar adecuadamente los costes.

Debido a que una gestión de stocks implica asegurarse de que todos los movimientos de mercancía quedan debidamente registrados, supone una oportunidad perfecta para, más allá de indicar meramente las unidades, se registre también cualquier incremento en los costes.

Un ejemplo puede ser considerar los costes de importación cuando el aprovisionamiento ha conllevado gestión aduanera, o incluir gastos de transporte en el traslado entre almacenes.

Controle no únicamente los movimientos de unidades, sino también las fluctuaciones en los costes.

5. Asegure los procedimientos y evita errores

Un error común que observamos en muchas empresas es la tendencia a separar el trabajo físico de manipulación de mercancía del trabajo administrativo derivado del mismo. En ocasiones esta diferencia llega a desligar completamente ambas labores, efectuadas por personas diferentes, ubicadas en lugares diferentes e incluso, en sedes diferentes y diferentes momentos del día.

A veces esta separación llega al extremo de que quien manipula la mercancía no se preocupa por lo que se registra, y quien registra no se preocupa por la mercancía, por lo que pueden producirse muchas diferencias que son difícilmente detectables y corregibles.

El sistema informático debe ser lo más cómodo y ágil posible, bajo un entorno intuitivo y amigable, de manera que se promueva que el registro de los movimientos de stock pueda efectuarse en paralelo a los movimientos reales de los materiales.

Hay que promover que el registro de los movimientos de stock se realice en paralelo con los movimientos reales de mercancía.