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Crear documentos en SAP Business One con las funcionalidades “Copiar a” y “Copiar de”

Los documentos en SAP se pueden pasar a un documento posterior de dos maneras, con la funcionalidad “Copiar a” y con la funcionalidad “Copiar de”.

Como ejemplo partamos de la base de que en un circuito de ventas intervienen los siguientes documentos: Pedido de cliente -> Entrega de mercancía -> Factura de cliente Utilizaremos “Copiar a” cuando estamos en un documento anterior en el circuito y queremos pasarlo a un documento posterior, por ejemplo si tenemos una entrega de mercancía y queremos pasarla a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de entrega y pulsamos en “Copiar a” y seguidamente en “Factura de cliente”:

             

Esto copiará todas las líneas en un documento de factura:

  ·          

Utilizaremos “Copiar de” cuando estamos en un documento siguiente en el circuito y queremos copiar de un documento o de varios documentos anteriores, por ejemplo si tenemos una o varias entregas de mercancía y queremos pasarlas a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de factura, seleccionar el cliente y pulsamos en “Copiar de” y seguidamente en “Entregas”:

               

En este caso se nos abrirá un listado de todas las entregas de mercancía DE ESE CLIENTE que aún no se han convertido en factura:

                 

En este caso podemos seleccionar más de un documento de entrega para añadirlo a la factura, seleccionando las líneas que deseemos:

         

Por lo tanto hemos podido añadir líneas de varios albaranes en una única factura, esto lo podemos hacer también con pedidos para transformarlos en entregas o en facturas.

Pero también puede ocurrir que de un único documento base se pueden generar varios documentos destino. En este caso utilizaremos la funcionalidad “Copiar a”. Como ejemplo vamos a crear 3 facturas de venta de una entrega de mercancía, y pulsamos en “Copiar a” -> “Factura de Cliente”:

             

Esto copiará todas las líneas de la entrega a la factura y eliminamos las líneas que no queremos añadir a la 1ª factura:

Dejamos sólo 2 líneas y añadimos la factura:/p>

           

Si volvemos a la entrega veremos que las dos líneas ya facturadas aparecen en color azul, eso significa que ya no se pueden facturar más:

             

Si pulsamos nuevamente en “Copiar a” -> “Factura de cliente” sólo se copiarán las líneas que no se han facturado previamente:

Eliminamos una línea y añadimos la factura:

             

Y finalmente si vamos al albarán veremos que sólo nos queda una línea por facturar:

             

La facturamos igual que en los casos anteriores:        

Una vez que hemos añadido esta tercera factura podemos ver que hemos podido crear varios documentos destino de un solo documento base. Podemos ver los documentos generado desde el albarán de venta pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mapa de relaciones…”

             

Podemos ver todos los documentos generados:

Modificar tarifas de precios en SAP Business One

Para modificar las tarifas de precios en SAP Business One se puede utilizar la transacción de “Importación/Exportación de datos”

Los pasos a seguir son:

1. Crear un fichero Excel que contenga las siguientes 4 columnas (LAS COLUMNAS TIENEN QUE IR SIN TÍTULOS EN LA CABECERA):

a. Código del artículo de SAP

b. Número de la tarifa de preciso. Para obtener este código hacemos una consulta a la tabla OPLN:

c. Precio del artículo

d. Moneda. En este caso utilizaremos EUR

2. Una vez creado el Excel hay que guardarlo con formato TXT separado por tabuladores.

Para ello seleccionar “Grabar como” y seleccionar en tipo de archivo “Texto (delimitado por tabuladores) (*.txt)”:  

3. Cerrar los ficheros Excel y txt ya que a la hora de importar a SAP si están abiertos dan un error.

4. Ir a SAP a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos à Importar de Excel:

5. Seleccionar “Artículos”

6. Seleccionar los campos siguientes en el mismo orden, (Número de artículo y Código de artículo, al cargar este segundo automáticamente se rellenarán los campos de “Precio según lista de precios” y “Lista precios moneda precio”:

7. Pulsar en Ok, se abrirá la ventana para buscar el archivo txt que hemos guardado y lo seleccionamos:

En la barra de estado se irá viendo el progreso de la importación:  

8. Comprobar que los precios se han grabado bien en la tarifa:

OBSERVACIONES: Se recomienda hacer pruebas en test antes de realizarlo en la base de datos de productivo.

MRP: la solución a tus problemas de aprovisionamiento

Cómo ya hemos comentado la gestión de compras y el cálculo exacto de los costes son fundamentales para una buena gestión empresarial, pero no podemos olvidar la gestión de aprovisionamiento.

Para una buena gestión de aprovisionamiento es necesario tener en cuenta una serie de factores que muchas veces pasan desapercibidos o no toman la relevancia que debería, tales cómo:

  • Stock actual
  • Stocks máximos y mínimos
  • Ventas previstas
  • Tiempos de aprovisionamiento
  • Producción prevista

Y debido a esto surgen problemas ocasionados por no tener en cuenta estos factores, como son:

  • Sobre stock en los almacenes
  • Roturas de stock

Ambos problemas ocasionan pérdidas importantes en las empresas.

Por eso, es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten controlar de forma semiautomática o automática una buena gestión de aprovisionamiento.

Esta herramienta se denomina MRP (Planificación de los requerimientos de material), y permite realizar una previsión de pedidos en función de una demanda conocida, teniendo en cuenta para ellos los factores indicados anteriormente.

Además, se han desarrollado fórmulas matemáticas para el cálculo óptimo de la reposición del inventario para los almacenes.

Un ejemplo de lo que comentamos es el desarrollado por la Universidad de La Laguna, y que ha sido implementado para SAP Business One por la empresa Itop Management Consulting: http://www.youtube.com/watch?v=4f3be9Lu610

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