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Crear documentos en SAP Business One con las funcionalidades “Copiar a” y “Copiar de”

Crear documentos en SAP Business One con las funcionalidades “Copiar a” y “Copiar de”

Los documentos en SAP se pueden pasar a un documento posterior de dos maneras, con la funcionalidad “Copiar a” y con la funcionalidad “Copiar de”.

Como ejemplo partamos de la base de que en un circuito de ventas intervienen los siguientes documentos: Pedido de cliente -> Entrega de mercancía -> Factura de cliente

Utilizaremos “Copiar a” cuando estamos en un documento anterior en el circuito y queremos pasarlo a un documento posterior, por ejemplo si tenemos una entrega de mercancía y queremos pasarla a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de entrega y pulsamos en “Copiar a” y seguidamente en “Factura de cliente”.

Esto copiará todas las líneas en un documento de factura.

Utilizaremos “Copiar de” cuando estamos en un documento siguiente en el circuito y queremos copiar de un documento o de varios documentos anteriores, por ejemplo si tenemos una o varias entregas de mercancía y queremos pasarlas a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de factura, seleccionar el cliente y pulsamos en “Copiar de” y seguidamente en “Entregas”.

En este caso se nos abrirá un listado de todas las entregas de mercancía de ese cliente que aún no se han convertido en factura.

En este caso podemos seleccionar más de un documento de entrega para añadirlo a la factura, seleccionando las líneas que deseemos.

Por lo tanto hemos podido añadir líneas de varios albaranes en una única factura, esto lo podemos hacer también con pedidos para transformarlos en entregas o en facturas.

Pero también puede ocurrir que de un único documento base se pueden generar varios documentos destino. En este caso utilizaremos la funcionalidad “Copiar a”. Como ejemplo vamos a crear 3 facturas de venta de una entrega de mercancía, y pulsamos en “Copiar a” -> “Factura de Cliente”.

Esto copiará todas las líneas de la entrega a la factura y eliminamos las líneas que no queremos añadir a la 1ª factura.

Dejamos sólo 2 líneas y añadimos la factura.

Si volvemos a la entrega veremos que las dos líneas ya facturadas aparecen en color azul, eso significa que ya no se pueden facturar más.

Si pulsamos nuevamente en “Copiar a” -> “Factura de cliente” sólo se copiarán las líneas que no se han facturado previamente.

Eliminamos una línea y añadimos la factura.

Y finalmente si vamos al albarán veremos que sólo nos queda una línea por facturar.

La facturamos igual que en los casos anteriores.

Una vez que hemos añadido esta tercera factura podemos ver que hemos podido crear varios documentos destino de un solo documento base. Podemos ver los documentos generado desde el albarán de venta pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mapa de relaciones…”

Podemos ahora ver todos los documentos generados.

Sobre el Autor

Valerie Lewis

Valerie Lewis

Directora de Proyectos.

Atendiendo a las necesidades del cliente, propone soluciones tecnológicas a los problemas que se le pueden presentar en el día a día. Además como coordinadora de proyectos, apoya en la dirección de la planificación e interrelacionamiento con todos los clientes.

Grado en Administración y Dirección de Empresas, profesional activa con más de 7 años de experiencia en el área de gestión y control de proyectos en empresas internacionales. Con conocimiento de metodologías SAP (AIP, ASAP, Activate, Cloud for Costumer).
Es profesora en Itop Academy de los cursos de Compras, Ventas y Logística junto con el de Finanzas en SAP Business One.

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