Con la llegada de las nuevas tecnologías, las opciones que tenemos actualmente para organizar y gestionar la información en nuestra empresa se ha ampliado de manera importante.

Este es el caso de la gestión documental, un conjunto de tecnologías, técnicas y prácticas que nos pueden ayudar en la administración de todo el flujo de documentos que tenemos.

La Gestión Documental se define como el conjunto de acciones y normas utilizadas para la administración de la información, ya sea para almacenarla o distribuirla, así como para controlar quien accede a ella y mantenerla correctamente organizada.

Este título podría alarmar a más de uno, pero vamos a explicar lo que significa y cómo podemos resolverlo.

Por un lado, tenemos el hecho de que cada día más empresas usamos servicios en la nube para almacenar nuestros datos, poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo y colaborar con otras personas. Estas herramientas nos permiten mejorar claramente nuestra productividad. Algunos ejemplos de estos servicios, ampliamente conocidos, son Dropbox y Google Apps. Por otro lado, tenemos la ley que nos obliga a tener cuidado con los datos que manejamos. Esta ley es la LOPD (Ley orgánica de protección de datos) y el organismo que vela por su cumplimiento es la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)

Una funcionalidad poco conocida de SAP Business One es la posibilidad de adjuntar documentación utilizando directamente un escáner.

Desafortunadamente, la disponibilidad de información digitalizada asociada a documentos de negocio es una práctica poco habitual en muchas organizaciones.