10 pasos para optimizar los procesos de tu empresa mediante una App

¿Nunca te has planteado por qué tu empresa no aprovecha una herramienta tan extendida como el móvil para lograr hacer el trabajo del día a día más sencillo y rápido?

El móvil es algo que todos sabemos manejar, ¡más del 80% de la población española lo utiliza diario! Da igual la edad que tengas y tus habilidades tecnológicas, ya todos nos movemos como pez en el agua en el whatsapp, la galería de fotos, las redes sociales, etc. En este artículo voy a intentar explicar cómo podemos aprovechar esta realidad de nuestro mundo personal y llevarla al mundo de la empresa para lograr optimizar nuestros procesos. 

Según mi experiencia, los pasos principales que debes seguir para lograr tener una App que haga que un proceso de tu empresa sea más eficiente, son los indicados en esta lista. Para ilustrarlo usaremos como ejemplo una empresa hotelera.

#Paso1: Selecciona el proceso que quieras mejorar

Como una empresa puede tener muchos procesos, es importante que elijamos aquel que genere un mayor valor pero que al mismo tiempo no sea muy complejo. Esto nos ayudará a lograr el famoso quick-win, es decir, intentar tener un resultado rápido a un coste ajustado. El proceso elegido para nuestra empresa hotelera es: “gestión de la limpieza de habitaciones”.

#Paso2: Identifica los tipos de usuarios implicados en el proceso

La App será usada por un conjunto de usuarios con roles y necesidades diferentes, piensa cuales serán. En nuestro ejemplo se han identificado cuatro tipos de usuarios: la gobernanta, las camareras de pisos, el personal de mantenimiento y el personal de recepción.

#Paso3: Para cada tipo de usuario identifica lo que necesitan hacer con la App dentro del proceso

Preguntaremos a cada uno de estos usuarios los requisitos que tienen. Veamos lo que querrían hacer dos de nuestros tipos de usuarios en nuestra empresa ejemplo:

  • La gobernanta: asignación de habitaciones a camareras, informe de habitaciones por estado, informe de tiempos de trabajo por cada habitación y turno de trabajo y informe de incidencias de habitaciones
  • Las camareras de pisos: activación de habitación, control de habitaciones por estado, checklist de tareas por habitacion, módulo de incidencias con fotografia a servicio de mantenimiento y cierre de habitacion

#Paso4: Piensa y diseña las pantallas que verían estos usuarios

Para cada una de las funcionalidades anteriores pensaremos cómo debería ser la interfaz de usuario (UI): botones, campos, colores, etc. Aquí mostramos algunos diseños que podría tener nuestra App para la gestión de la limpieza de habitaciones de un hotel. 

#Paso5: Desarrolla la lógica detrás de esas pantallas

Ahora entramos en un proceso más complicado. Debemos elegir un entorno de desarrollo que nos permita implementar las pantallas anteriores junto con la lógica necesaria. En este punto has de plantearte si quieres la App para móviles iOS (Apple), Android (Google) o ambos. 

#Paso6: Intégralo con tu sistema de gestión

para que una App pueda funcionar debe manejar datos. Estos datos estarán en tu móvil y alguna aplicación de gestión que ya uses, los típicos ERP o CRMs. No olvides, por lo tanto, desarrollar la App integrada con los sistemas necesarios.

#Paso7: Prueba el prototipo con los usuarios seleccionados

En el proceso de desarrollo de toda aplicación, es clave validar de manera continua el prototipo con los usuarios reales para asegurar que vamos por el buen camino.

#Paso8:  Realiza los ajustes necesarios en función de las pruebas

De las pruebas anteriores saldrán modificaciones que deberás implementar entrando en un proceso interactivo hasta dar con la App deseada. 

#Paso9: Forma a todos los usuarios

nAtes de poner la App a disposición de los usuarios deberás formar a todos los usuarios implicados en el proceso para asegurar que se use adecuadamente.

#Paso10: Publica la App en las tiendas o distribúyela internamente

Podrás publicar la App en las tiendas o instalarla internamente. Aquí te surgirá la cuestión de si instalar la App en móviles personales o de empresa. ¿Tú qué harías?

A la hora de abordar estas tareas puedes apoyarte en la informática interna o buscar una empresa que te ayude. Hay tareas sencillas y otras que requieren tener conocimientos técnicos. En cualquier caso, lo importante es ser consciente de que podemos usar los móviles para lograr optimizar un proceso de una empresa a través de un App. 

Ahora se habla de digitalizar la empresa, aquí has visto un sencillo ejemplo de cómo lograrlo. Tal vez en tu empresa ya has dado el primer paso y dispones de una App que da soporte a alguno de tus procesos, ¿qué procesos has seleccionado?

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Sobre el autor

Miguel Fdez. Cejas

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