Los Sistemas de Gestión Documental (en inglés ECM, Enterprise Content Management) hacen referencia al conjunto de estrategias, métodos y herramientas usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos empresariales. Estos sistemas han evolucionado para convertirse en autenticas plataformas de comunicación y colaboración conectando personas (empleados, clientes, proveedores y partners), procesos e información. 

Muy posiblemente, cuando nuestra empresa ha crecido y tiene cierto tamaño, nos damos cuenta de la ingente cantidad de documentación que estamos generando. Y es aquí donde tiene un papel muy importante la tecnología.

Estamos en la era digital, donde si tienes un teléfono móvil u otro aparato con conexión a internet, puedes obtener, al momento, la respuesta a prácticamente cualquier cuestión que te plantees. Como es evidente, la tecnología, el internet y los aparatos electrónicos, se han convertido en una parte esencial de cualquier empresa, y de la vida de las personas.

En un sistema ECM (gestión documental) podemos diferenciar distintos procesos que son cubiertos y son de gran importancia para las empresas.

En cualquier tipo de empresa y negocio, una de las tareas más necesarias y recurrentes es la gestión documental. ¿Por qué? Pues porque estamos hablando de documentos y archivos que contienen toda la información y conocimiento sobre la empresa, con lo cual es fundamental gestionarla adecuadamente.