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Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta

Te permitirá pedir la mercancía en el momento en el que la vendamos

Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta

¿Alguna vez has pensado en que tener demasiado stock te ocasiona perder espacio potencial para otros productos con mayor rotación?

Si es así, te interesa leer este artículo.

Crear documentos en SAP Business One con las funcionalidades “Copiar a” y “Copiar de”

Los documentos en SAP se pueden pasar a un documento posterior de dos maneras, con la funcionalidad “Copiar a” y con la funcionalidad “Copiar de”.

Como ejemplo partamos de la base de que en un circuito de ventas intervienen los siguientes documentos: Pedido de cliente -> Entrega de mercancía -> Factura de cliente Utilizaremos “Copiar a” cuando estamos en un documento anterior en el circuito y queremos pasarlo a un documento posterior, por ejemplo si tenemos una entrega de mercancía y queremos pasarla a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de entrega y pulsamos en “Copiar a” y seguidamente en “Factura de cliente”:

             

Esto copiará todas las líneas en un documento de factura:

  ·          

Utilizaremos “Copiar de” cuando estamos en un documento siguiente en el circuito y queremos copiar de un documento o de varios documentos anteriores, por ejemplo si tenemos una o varias entregas de mercancía y queremos pasarlas a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de factura, seleccionar el cliente y pulsamos en “Copiar de” y seguidamente en “Entregas”:

               

En este caso se nos abrirá un listado de todas las entregas de mercancía DE ESE CLIENTE que aún no se han convertido en factura:

                 

En este caso podemos seleccionar más de un documento de entrega para añadirlo a la factura, seleccionando las líneas que deseemos:

         

Por lo tanto hemos podido añadir líneas de varios albaranes en una única factura, esto lo podemos hacer también con pedidos para transformarlos en entregas o en facturas.

Pero también puede ocurrir que de un único documento base se pueden generar varios documentos destino. En este caso utilizaremos la funcionalidad “Copiar a”. Como ejemplo vamos a crear 3 facturas de venta de una entrega de mercancía, y pulsamos en “Copiar a” -> “Factura de Cliente”:

             

Esto copiará todas las líneas de la entrega a la factura y eliminamos las líneas que no queremos añadir a la 1ª factura:

Dejamos sólo 2 líneas y añadimos la factura:/p>

           

Si volvemos a la entrega veremos que las dos líneas ya facturadas aparecen en color azul, eso significa que ya no se pueden facturar más:

             

Si pulsamos nuevamente en “Copiar a” -> “Factura de cliente” sólo se copiarán las líneas que no se han facturado previamente:

Eliminamos una línea y añadimos la factura:

             

Y finalmente si vamos al albarán veremos que sólo nos queda una línea por facturar:

             

La facturamos igual que en los casos anteriores:        

Una vez que hemos añadido esta tercera factura podemos ver que hemos podido crear varios documentos destino de un solo documento base. Podemos ver los documentos generado desde el albarán de venta pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mapa de relaciones…”

             

Podemos ver todos los documentos generados:

Modificar tarifas de precios en SAP Business One

Para modificar las tarifas de precios en SAP Business One se puede utilizar la transacción de “Importación/Exportación de datos”

Los pasos a seguir son:

1. Crear un fichero Excel que contenga las siguientes 4 columnas (LAS COLUMNAS TIENEN QUE IR SIN TÍTULOS EN LA CABECERA):

a. Código del artículo de SAP

b. Número de la tarifa de preciso. Para obtener este código hacemos una consulta a la tabla OPLN:

c. Precio del artículo

d. Moneda. En este caso utilizaremos EUR

2. Una vez creado el Excel hay que guardarlo con formato TXT separado por tabuladores.

Para ello seleccionar “Grabar como” y seleccionar en tipo de archivo “Texto (delimitado por tabuladores) (*.txt)”:  

3. Cerrar los ficheros Excel y txt ya que a la hora de importar a SAP si están abiertos dan un error.

4. Ir a SAP a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos à Importar de Excel:

5. Seleccionar “Artículos”

6. Seleccionar los campos siguientes en el mismo orden, (Número de artículo y Código de artículo, al cargar este segundo automáticamente se rellenarán los campos de “Precio según lista de precios” y “Lista precios moneda precio”:

7. Pulsar en Ok, se abrirá la ventana para buscar el archivo txt que hemos guardado y lo seleccionamos:

En la barra de estado se irá viendo el progreso de la importación:  

8. Comprobar que los precios se han grabado bien en la tarifa:

OBSERVACIONES: Se recomienda hacer pruebas en test antes de realizarlo en la base de datos de productivo.

Facturas de reserva en SAP Business One

Una de las funcionalidades existentes en SAP Business One relacionada con documentos de ventas y compras es la Factura de Reserva.

¿Para qué sirve una Factura de Reserva?

La Factura de Reserva permite un circuito de compras y de ventas diferente al habitual en el que podemos facturar antes de servir la mercancía. Es decir, en lugar del proceso estándar en el que un cliente solicita mercancía, se le sirve y posteriormente se le factura, con una factura de reserva es posible hacer un reconocimiento de la deuda previo al intercambio de artículos o a la prestación de servicios asociados.

Por lo tanto, el flujo habitual de documentos con una Factura de Reserva es el siguiente:

¿Qué utilidad puede tener esta funcionalidad?


Generalmente se aplica para casos muy concretos, en los que interesa un reconocimiento inmediato de la deuda (de ahí que se genere la factura) pero en el que, por el motivo que sea, no es viable la entrega de mercancía de forma inmediata.

Un caso práctico


Un cliente nos desea comprar una determinada referencia, de forma relativamente estable y durante un plazo de tiempo elevado, por lo que nos informa que quiere solicitar 50.000 unidades. Nosotros no estamos en disposición de servir todas esas unidades en ese mismo instante, pero el cliente tampoco las quiere de golpe por motivos logísticos y aprovechamiento de espacio. Simplemente, nos informa del pedido total para intentar asegurarse de que tendrá stock a lo largo del tiempo y, sobre todo, para poder negociar un descuento.

En lugar de utilizar un rápel de ventas, nuestra empresa prefiere cerrar ya el acuerdo a través de una factura, en la que incluso tratemos de pactar los plazos de cobro de forma independiente de las entregas de mercancía a cambio de un descuento importante. De esa forma, tanto nuestra gestión de tesorería como nuestro aprovisionamiento de esa referencia podrían facilitarse.

En este caso, lo ideal sería generar una Factura de Reserva por las cantidades totales y posteriormente ir sirviendo la mercancía de forma progresiva a lo largo del tiempo.



En definitiva, separamos la gestión de la deuda de las entregas de mercancía o servicios asociados.



Dicho de otro modo, la Factura de Reserva no presenta una nueva forma de hacer las cosas en ventas o en compras, sino que contempla la funcionalidad para casos concretos. Generalmente, las empresas con sistemas de gestión que no contemplan esta funcionalidad suelen tener problemas importantes de seguimiento y control cuando les ocurre este tipo de casos.

Muchas de ellas incluso ni siquiera pueden plantear este tipo de acuerdos con sus clientes por el mismo motivo, lo que supone un ejemplo concreto del error de “adecuar el negocio al proceso, en lugar de al revés”.

Por último es importante resaltar que, aunque se ha presentado un ejemplo práctico de ventas, esta funcionalidad es aplicable también para el circuito de compras.

MRP: la solución a tus problemas de aprovisionamiento

Cómo ya hemos comentado la gestión de compras y el cálculo exacto de los costes son fundamentales para una buena gestión empresarial, pero no podemos olvidar la gestión de aprovisionamiento.

Para una buena gestión de aprovisionamiento es necesario tener en cuenta una serie de factores que muchas veces pasan desapercibidos o no toman la relevancia que debería, tales cómo:

  • Stock actual
  • Stocks máximos y mínimos
  • Ventas previstas
  • Tiempos de aprovisionamiento
  • Producción prevista

Y debido a esto surgen problemas ocasionados por no tener en cuenta estos factores, como son:

  • Sobre stock en los almacenes
  • Roturas de stock

Ambos problemas ocasionan pérdidas importantes en las empresas.

Por eso, es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten controlar de forma semiautomática o automática una buena gestión de aprovisionamiento.

Esta herramienta se denomina MRP (Planificación de los requerimientos de material), y permite realizar una previsión de pedidos en función de una demanda conocida, teniendo en cuenta para ellos los factores indicados anteriormente.

Además, se han desarrollado fórmulas matemáticas para el cálculo óptimo de la reposición del inventario para los almacenes.

Un ejemplo de lo que comentamos es el desarrollado por la Universidad de La Laguna, y que ha sido implementado para SAP Business One por la empresa Itop Management Consulting: http://www.youtube.com/watch?v=4f3be9Lu610

El Informe ATP

Una de las múltiples ventajas de disponer de un sistema ERP integral es el adecuado control de stock, especialmente si los procesos de Compras y de Ventas están debidamente registrados.

En particular, en SAP Business One esta tarea es sumamente sencilla, puesto que el sistema incorpora un conjunto de herramientas y funcionalidades destinadas a llevar una gestión adecuada.

 

Una funcionalidad extremadamente útil es el Informe ATP (del inglés Available To Promise). Se trata de un informe que permite asegurar la disponibilidad de mercancía a la hora de comprometerse con un cliente.
En este post veremos un caso práctico para comprender la importancia de esta funcionalidad.

 

Supongamos, por ejemplo, que nos llama un cliente determinado (en el ejemplo, el Interlocutor Comercial C29999) y nos solicita 20 unidades de una determinada referencia (en el ejemplo, el artículo LM4050). A efectos de comprender la relevancia del informe en la planificación, supongamos que el pedido nos lo realiza un día concreto: el 02/6/2011.

 

En principio, podemos observar que en el momento de generar el pedido, tenemos 12 unidades en stock, vamos a tener problemas para suministrarle las 20 unidades.

Informe ATP: Imagen 01

 

Sin embargo, en el momento de precisar la cantidad, el sistema nos alerta de que tenemos un problema de disponibilidad de stock bastante más importante. Sólo podemos contar con 1 unidad, y de hecho, para contar con esa unidad deberíamos esperar a mañana (día 03/6/2011).


Si seleccionamos la opción "Visualizar informe cantidad ATP", obtenemos más información al respecto.

 

El informe nos muestra lo siguiente:
  • Línea 1: a fecha actual del ejercicio (02/6/2011), existen 12 unidades en stock
  • Línea 2: para el día 03/06/2011, está previsto que llegue mercancía del proveedor Industrias BIT, S.A., y en esa mercancía debería venir 10 unidades más. Por ello, la cantidad disponible prevista para el día 03/06/2011 es de 22 unidades.
  • Línea 3: para el día 06/06/2011, está previsto entregar a un cliente 14 unidades.
  • Línea 4: para el día 09/06/2011, está previsto entregar a otro cliente 7 unidades.
Dicho de otra manera, tengo 12 unidades en stock, tengo previsto que lleguen 10 unidades y tengo comprometidas 21 con mis clientes.

Ahora bien, si esa información ya está presente en los datos maestros del artículo, ¿qué nos aporta el informe ATP?

 

El Informe ATP lo que aporta en realidad es una visión más detallada de esas cantidades, debidamente ordenadas de forma cronológica. Por lo tanto, podemos prever no únicamente cuántas cantidades necesitamos, sino también cuándo y para quién, en cada caso concreto.

Supongamos que el proveedor tiene un tiempo de entrega de 6 días, por lo que aunque solicitemos la mercancía hoy mismo (02/06/2011) no llegará a tiempo para servirla al cliente (08/06/2011). Viendo este informe, podemos tomar diferentes decisiones:
  • comunicar al cliente que no es posible entregarles las 20 unidades en el plazo previsto, y renegociarlo con él.
  • hablar con el proveedor para intentar que nos sirva la mercancía en un plazo anterior al habitual.
  • cambiar la prioridad de las reservas, de forma que el día convenido servimos a este cliente (de manera parcial o total), aprovechando que aún existe margen para el pedido de Corporación Tierra, S.A. Es decir, pedimos más mercancía pero para servir al cliente que tiene fecha de entrega más tardía, aprovechando la diferencia temporal.
  • cualquier otra alternativa que se nos ocurra para no perder la oportunidad de venta sin sacrificar la rentabilidad.
Lo cierto es que cada caso debe analizarse de forma específica, considerando las particularidades de cada empresa y su política de gestión.

Sin embargo, sea la decisión que se tome, se requiere una herramienta adecuada que facilite esta gestión, informándonos de manera proactiva y comunicando de forma clara y completa la información pertinente.

Y, de cara a asegurar un adecuado compromiso de entrega de nuestra mercancía, el informe ATP es una herramienta clave.