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Hasta 170.000€ de subvención para implantar un #ERP en tu #PYME en #Canarias.

Convocatoria de subvenciones a empresas de alta tecnología e intensivas en conocimiento en áreas prioritarias de la RIS3 (EATIC)

Beneficiarios: PYMEs que estén válidamente constituidas en el momento de la presentación de la solicitud, tengan residencia fiscal o un establecimiento permanente en la Comunidad Autónoma de Canarias y cuenten con uno o más empleados a la fecha de solicitud. (Menos 250 empleados y volumen anual de negocios inferior a 50 millones euros)

Plazo máximo solicitud: 19 de abril de 2017 a 14:00h.

Importe mínimo proyecto: 86.000,00 Euros aproximadamente. 

Importe subvención: Hasta 70% (Mínimo: 60.000,00; Máximo: 174.990,00)

Gastos subvencionables: Inmovilizado material e inmaterial + Consultoría externa + gastos auditoría. 

Configuración de impresión en Crystal Reports 1/3

En este post trataremos la forma en la que afecta la configuración de impresión que usemos en nuestros informes Crystal Reports, a la hora de desplegarlos en las estaciones de trabajo que los usarán. Cuando se diseña un infrorme en Crystal Reports hay tres opciones disponibles:

  1. Impresora por defecto
  2. Especificar una impresora que no sea la impresora por defecto. Próximos posts.
  3. Especificar que se diseñará el informe sin impresora asociada. Próximos posts.

Esta configuración afectará al resultado de nuestros informes cuando sean visualizados en los equipos cliente.

Impresora por defecto

Cuando se crea un informe usando Crystal Reports Designer, el diseñador asigna la impresora marcada por defecto seleccionada en el sistema operativo. Esta información es almacenada en el informe. Cuando el informe es visualizado en una estación cliente (distinta a la estación donde se creó el informe), el informe será mostrado usando el driver de la impresora por defecto seleccionada en el sistema operativo de dicha estación cliente. Esto puede plantear los siguientes problemas:

  1. El driver de la impresora por defecto de la estación cliente, no soporta las mismas características que el driver de la impresora por defecto de la estación donde se creó el informe. Por ejemplo, si el tamaño del papel usado para crear el informe no es soportado por el driver de la estación cliente, el informe no será mostrado correctamente. Por otro lado, podría ocurrir que el informe sea diseñado con orientación horizontal y que dicha orientación no sea soportada por el driver de la impresora del equipo cliente.
  2. El equipo cliente no tiene una impresora por defecto. En este caso, el informe usará el su propio “driver de impresión” para mostrar el informe en pantalla. El informe se mostrará con orientación vertical y con tamaño de papel 8,5 x 11 pulgadas.

En próximos posts veremos el resto de puntos a tener en cuenta relativos a la configuración de impresión

Los informes en los sistemas ERP

Uno de las características más interesantes de cualquier sistema ERP bien gestionado es la posibilidad de tener accesible una gran cantidad de información estructurada.

             

Pensemos en una empresa que no dispone de un sistema ERP, sino que en su lugar posee un conjunto de herramientas diferentes y técnicamente aisladas: un software para la gestión de la facturación, otro programa para la gestión de contabilidad, una aplicación para gestionar los contactos comerciales y acciones con clientes (CRM) y otro programa para gestionar el inventario.

Tal vez estas herramientas estén sincronizadas entre sí, de manera que ,por ejemplo, el paso de información de facturación a información de contabilidad sea un proceso semi-automático (básicamente, si son herramientas que pertenecen al mismo fabricante); pero esencialmente son programas distintos, muchas veces con apariencia y comportamientos diferentes y ,llo más importante, con repositorios individuales de datos.

A pesar de que estas herramientas combinadas puedan dar soporte a los procesos de negocio de la empresa, lo cierto es que no dejan de ser “silos aislados”, cubículos de datos en los que no resulta fácil consolidar información. En el ejemplo anterior, si un cliente cambia de número de teléfono, deberemos modificarlo al menos dos veces, tanto en el programa de facturación como en el programa de gestión comercial.

Si queremos analizar datos que estén presentes en más de un programa, no quedará otra opción que exportar información y cruzarla manualmente con hojas de cálculo (por ejemplo, estudiar las ventas conseguidas con aquellos clientes cuya media de cobro está por debajo de 60 días podría requerir extraer información tanto del software de facturación como del de contabilidad).

Esta labor de componer información, cuando se realiza de forma manual, puede suponer muchas horas de trabajo. No es extraño que haya empresas donde determinadas personas de administración dedican varios días al mes (todos los meses) a preparar este tipo de informes.

Muchas veces es un hecho que pasa desapercibido, ya que supone un enorme coste poco visible en horas de personal (por ejemplo, una persona que emplea 3 días al mes en preparar este tipo informes estaría costando más del 10% de su sueldo, ¡un dato sobre el que deberíamos reflexionar!). Este mismo coste, en cambio, podría dedicarse a una mejor gestión de cobros o una mejor revisión de otros aspectos que probablemente se están descuidando en la empresa (debido, paradójicamente, a que “falta tiempo para ello”).

Sin embargo, el coste de horas de trabajo no es el único problema que surge cuando los análisis de la empresa requieren elaboración manual de información. También surgen problemas de disponibilidad de información y de:

- Los problemas de disponibilidad son muy evidentes: esta tarea es tan delicada que suele depositarse en una persona de confianza. Por lo tanto, cada vez que un responsable (directivo o mando intermedio) quiere estudiar estos datos, depende de dicha persona. Ausencias como vacaciones o bajas laborales dificultan la posibilidad de tener estos informes.

- Otro problema de disponibilidad, también bastante común, está relacionado con el tiempo requerido para hacer los informes. Si se tarda una o dos horas en confeccionarlos, sería viable disponer de ellos de forma semanal. Si se tarda dos o tres días de trabajo, la periodicidad de estos informes pasa entonces a quincenal o (lo más frecuente) mensual. Los responsables de analizar esta información muy pocas veces pueden tener la posibilidad de consultarlos cuando lo necesita su empresa, sino generalmente cuando ésta es capaz de generarlos.

- Un último problema está relacionado con la precisión de los datos cuando son fruto de varias horas de trabajo manual. Para asegurarnos de que los informes están bien elaborados, es habitual revisarlos (más de una vez, en muchas ocasiones). En el mejor de los casos esto supone un sobreesfuerzo por parte de quien los confecciona. Pero en el peor de los casos, cuando se detecta un error desde un comité directivo, se socaba la confianza de la información presentada. Y nada es más difícil que tomar decisiones con confianza sobre unos datos de los que no terminas de fiarte.

En muchas ocasiones una empresa sufre tanto los problemas que acabamos de exponer que éstos motivan por sí solos la decisión de implantar una solución de gestión integrada de sus procesos. Para la alta dirección, conocer el estado de su organización y poder tomar decisiones de forma rápida es tan importante que justifica una inversión estratégica de este tipo.

Con un sistema ERP, la información está alojada en un único repositorio centralizado
, e incluso muchos datos (tales como el saldo de cliente, su número de teléfono o la cantidad de stock de un producto) están alojados una única vez (evitando duplicidades y posibles incongruencias, lo que viene a denominarse “filosofía del dato único”). En este escenario, por lo tanto, disponer de información compuesta de datos que pertenecen a diferentes áreas (por ejemplo, facturación, contabilidad e inventario) resulta extremadamente más sencillo.

Muchos sistemas ERP, como SAP Business One, incorporan además herramientas para generar informes personalizados y funcionalidades para conocer la estructura de la base de datos. De esta forma, no sólo la empresa implantadora de la solución puede elaborar informes adaptados a la necesidad de la organización, sino que incluso quien tiene implantado el ERP puede -a nivel interno y de manera autónoma- elaborar sus propios informes.

Disponer de unos informes a medida, adaptados a las necesidades de la empresa, que pueden ejecutarse en cualquier momento sobre los datos actualmente disponibles (en tiempo real), que pueden ejecutarse sin dependencia de tareas manuales (haciendo que los directivos sean autónomos a la hora de consultar información) y que pueden ejecutarse en cualquier instante y lugar (en dispositivos móviles como tablets y smartphones y fuera del horario habitual de oficina) permite un nivel de flexibilidad y autonomía a los directivos sin precedentes, y genera una gran ventaja competitiva en algunos sectores.

Muchas veces, este hecho ya justifica por sí solo implantar un sistema ERP.

Arrastrar y vincular

SAP Business One cuenta, de forma estándar, con una gran cantidad de informes que permiten llevar un control exhaustivo de todas las áreas de nuestra empresa.

Además de esto, tenemos la posibilidad de desarrollar nuestros propios informes y listados mediante el uso del “Query Manager” y/o de “Arrastrar y vincular”.

La herramienta arrastrar y vincular nos permitirá crear listados de una  forma muy intuitiva dentro de la propia aplicación.

En este post veremos algunas aplicaciones de “Arrastrar y vincular”. “Arrastrar  y vincular” se encuentra disponible en el menú principal de la aplicación como una pestaña independiente:

Como primer ejemplo, podemos obtener todos los artículos que existen en nuestro sistema haciendo doble click en la entrada del menú “Arrastrar y vincular”->Inventario->Artículos:  

Habremos obtenido un listado de artículos con las cantidades en stock, las cantidades pedidas por clientes y las cantidades pedidas a proveedores. Además existe la posibilidad de realizar un filtrado de la información obtenida usando el icono 

Para ilustrar otro ejemplo supongamos que necesitamos saber en qué facturas de venta aparece un artículo determinado:

Desde el formulario de datos maestros del artículo del que queremos generar el informe, pulsaremos en su código de artículo y lo arrastraremos con el ratón hasta el menú “Arrastrar y vincular” en:

Se obtendrá el siguiente listado donde se muestran todos los documentos de factura a clientes donde aparece incluido nuestro artículo:

Al igual que en el caso anterior, podremos filtrar la información mostrada para adaptarla a nuestras necesidades.

Como siempre, lo ideal es practicar con casos reales para explorar las opciones que pueden ayudarnos en nuestro trabajo y usarlas convenientemente.

Cualquier comentario será bienvenido.

Uso básico de tablas dinámicas Excel y SAP Business One (Parte 2)

En el primer post de esta temática, vimos cómo podemos crear una tabla dinámica Excel a partir de una consulta SQL que nos extraiga la información relativa a ventas de nuestra empresa. 

En este nuevo post veremos qué posibilidades tenemos con dicha tabla dinámica. Una vez que hemos creado nuestra tabla dinámica asociándole la información procedente de la consulta generada por nosotros, tendremos una hoja de cálculo con el siguiente aspecto:


En la parte derecha, veremos todos los campos que devuelve nuestra consulta SQL. Además vemos cuatro posibles secciones/áreas en las que podemos ubicar dichos campos.

En función de dónde arrastremos los campos obtenidos de la consulta, nuestra tabla dinámica cambiará. Veamos cómo funciona con algunos ejemplos.

Podemos tener un primer informe básico de ventas por artículo arrastrando el campo “IMPORTE” al área “Valores” y el campo ITEMNAME al área “Etiquetas de fila”. Con esto obtendremos el total de ventas de cada artículo:
                                                               

Posiblemente sea interesante tener en cuenta el tiempo en esta información, es decir, saber cómo han sido las ventas de los artículos en función de las fechas.

Esto lo podemos conseguir arrastrando el campo “FECHA” al área “Etiquetas de columnas”; Una vez hecho esto, observamos que se nos muestra la información de ventas de cada artículo a lo largo del tiempo, para cada día de manera individual:  

                                   

Podemos modificar cómo queremos que aparezca la información a través del tiempo de forma sencilla del siguiente modo:

  1. Sobre cualquier valor de columna, botón derecho y seleccionar agrupar

                       

2.  Seleccionamos cómo queremos que se realice la agrupación y entre qué periodo de fechas queremos ver nuestro informe. En el ejemplo actual mostraré las ventas por meses, agrupadas a su vez por años:  

                   

Una vez hecho esto nuestro informe aparecerá mostrando la información de ventas para cada mes y para cada año.

Podemos contraer la información de años anteriores y ver la información por meses expandida del año actual. En nuestro ejemplo obtenemos lo siguiente:
 
Tenemos un informe totalizado por meses y por años en el que puede desplegarse o contraerse cada uno de los años en función de lo que necesitemos ver y  además totalizado por venta de cada producto.

Es posible que además nos interese tener en cuenta los grupos de artículos o categorías a las que pertenecen nuestros productos, de forma que podamos tener el mismo informe pero agrupado por grupo de artículos.

Para lograr esto, simplemente arrastraremos el campo “ITMSGRPNAM” al área “Etiquetas de columnas” sobre el campo “ITEMNAME”. Haciendo esto logramos que las filas se agrupen por grupo de artículos y luego por artículos:

                                                           

Observamos que para cada grupo de artículos tenemos totalizado su importe de ventas a  lo largo del tiempo y además mantenemos la opción de ver el detalle por artículo.

Obviamente podemos realizar modificaciones en la configuración de la tabla dinámica y obtener en cada caso un listado diferente, teniendo en cuenta comerciales,  proveedores por defecto del artículo, clientes, … Esta flexibilidad y dinamismo nos permite dar el primer paso hacia la inteligencia de negocios  teniendo multitud de informes a nuestro alcance configurando adecuadamente una tabla dinámica.

Obviamente es posible introducir mejoras en todo esto, como por ejemplo, montar la tabla dinámica a partir de un cubo OLAP (optimizado para consultas de extracción de datos), configurar nuestra hoja de cálculo para que se actualice cuando consideremos más oportuno, etc…

Espero que esto pueda servir de ayuda a alguien, o que ayude a tomar un camino que pueda aportarles valor.

Importar nuevos informes Crystal Reports en SAP Business One

En el post de esta semana explicaremos cómo importar un nuevo informe en SAP Business One, creado a través de Crystal Reports.

Para ello, hemos creado un informe en Crystal Reports expresamente para este ejercicio.

Dicho informe es una ficha resumen de los principales datos de un cliente, incluyendo las principales 10 facturas, los principales 10 artículos vendidos y el estado de las últimas 10 ofertas.

Puede descargar el informe pulsando en este enlace. El primer paso es seleccionar la opción “Gestión de informes y de layout” en el menú Gestión > Definiciones > General

 

    
Pulsamos el botón Importar

             

En la primera ventana del asistente pulsamos el botón “Siguiente” En la siguiente ventana, seleccionamos el fichero .rpt que hemos descargado previamente, así como seleccionamos la ubicación de menú deseada.

           

 El sistema nos mostrará los resultados de la importación:

             

Finalmente, podemos ejecutar el informe importado:

Uso básico de tablas dinámicas Excel y SAP Business One (Parte 1)

SAP Business One cuenta con multitud de informes, de manera estándar, que permiten visualizar de forma sencilla cualquier información sobre nuestro negocio que necesitemos obtener.

Además de este extenso paquete de informes, también contamos con la potente funcionalidad “Arrastrar y vincular” para generar consultas de forma muy intuitiva, el propio generador de consultas incrustado en el cliente SAP Business One y el “Query manager”, que nos permite mantener organizadas estas consultas para poder ejecutarlas cuando necesitemos.

Aun así, en ocasiones, es necesario desarrollar algún informe a medida y para ello SAP Business One cuenta con las herramientas PLD (Print Layout Designer) y Crystal Reports (ésta última, en mi opinión, es la alternativa más adecuada frente al PLD cada vez más en desuso).

Este tipo de herramientas de generación de informes, dan como resultado un documento que extrae la información deseada de la base de datos (usando una consulta SQL), presentándola de forma amigable al usuario (según sus requisitos) y permitiendo determinadas capacidades de filtrado (ejemplo: poder ver las ventas entre una fecha de inicio y fin determinadas, o las ventas de un comercial determinado, o las ventas de un grupo de artículos, etc …).

Los informes (Crystarl Rerport o PLD) constituirían el paso anterior a lo que se conoce como inteligencia de negocios (business inteligence) y son apropiados cuando el cliente necesita poder consultar su información de forma estática.

Me explico, es posible que nuestro cliente necesite poder consultar la información de ventas de su negocio en un rango de fechas, agrupando sus artículos y totalizando, agrupando por comercial, agrupando por proveedor por defecto del artículo, agrupando por almacén, etc… SAP Business One cuenta con el informe “Análisis de volumen de negocios” que puede encajar perfectamente en la mayoría de nuestros clientes, pero en ocasiones es posible que sea necesario poder aportar mayor dinamismo a la forma en que se presenta la información al usuario final.

En este escenario una alternativa válida podría ser el uso de tablas dinámicas en Excel alimentadas por la base de datos SAP Business One.

Veamos un ejemplo de lo que podríamos conseguir:

Supongamos que nuestro cliente, que tiene SAP Business One implantado en su empresa, desea un informe de ventas que le permita agrupar su información por grupo de artículos, comercial, proveedor por defecto.

Esta información debe visualizarse por meses, trimestres y años de forma flexible.

• Paso 1. Nos preocuparemos de crear la consulta SQL adecuada que alimente nuestro informe de tabla dinámica.

En este caso concreto necesitaremos extraer la información de ventas de las líneas de nuestras facturas teniendo en cuenta que deberemos restar las líneas correspondientes de nuestros abonos.

             

 

• Paso 2. Creamos una nueva hoja de cálculo Excel que será alimentada por la información procedente de la consulta del Paso 1. Para ello : o Crearemos una nueva hoja y seleccionaremos que debe alimentarse desde Microsoft Query:

                     

o Seleccionamos el origen de datos con el que queremos conectar. En mi caso selecciono una conexión ODBC llamada SAPBO

               

o Incluyo cualquier tabla para que el asistente me permita continuar. Posteriormente sobrescribiremos la consulta que nos genere este asistente con la consulta que desarrollamos en el paso 1.

                  
o Continuamos con el asistente pulsando “Siguiente” hasta llegar al último paso donde seleccionaremos “Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query”:

                   

o Posteriormente podremos ver que el resultado del asistente es una consulta básica que contempla la información de los pasos seguidos hasta el momento. Podremos modificar la consulta pulsando el botón SQL y sobrescribiendo la consulta que desarrollamos en el paso 1.

 
o Una vez que sustituimos la consulta y pulsamos en aceptar seleccionaremos “Archivo”, “Devolver datos a Microsoft Excel”:

 
o Seleccionamos que queremos el resultado en una tabla dinámica Excel

l                

Con esto devolveremos toda la información de la consulta a una tabla dinámica Excel.

En el próximo post explicaré cómo podemos usar la tabla dinámica para cambiar fácilmente la forma en que se nos muestra la información y cómo integrarla en SAP Business One de forma sencilla. Cualquier comentario será bienvenido.