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SAP Libera SAP Business One 9.3

Tenemos novedades, y son importantes: SAP Business One libera la versión 9.3 dando otro paso de gigante en los entornos productivos de nuestros clientes. Nos preparamos para esta actualización que llegará en Septiembre de 2017

SAP Libera SAP Business One 9.3

SAP ha anunciado durante el pasado mes de marzo de 2017 la liberación de su nueva versión 9.3 para SAP Business One tanto para la arquitectura HANA como para entornos SQL.

 

Hasta 170.000€ de subvención para implantar un #ERP en tu #PYME en #Canarias.

Convocatoria de subvenciones a empresas de alta tecnología e intensivas en conocimiento en áreas prioritarias de la RIS3 (EATIC)

Beneficiarios: PYMEs que estén válidamente constituidas en el momento de la presentación de la solicitud, tengan residencia fiscal o un establecimiento permanente en la Comunidad Autónoma de Canarias y cuenten con uno o más empleados a la fecha de solicitud. (Menos 250 empleados y volumen anual de negocios inferior a 50 millones euros)

Plazo máximo solicitud: 19 de abril de 2017 a 14:00h.

Importe mínimo proyecto: 86.000,00 Euros aproximadamente. 

Importe subvención: Hasta 70% (Mínimo: 60.000,00; Máximo: 174.990,00)

Gastos subvencionables: Inmovilizado material e inmaterial + Consultoría externa + gastos auditoría. 

Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta

Te permitirá pedir la mercancía en el momento en el que la vendamos

Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta

¿Alguna vez has pensado en que tener demasiado stock te ocasiona perder espacio potencial para otros productos con mayor rotación?

Si es así, te interesa leer este artículo.

Modificar tarifas de precios en SAP Business One

Para modificar las tarifas de precios en SAP Business One se puede utilizar la transacción de “Importación/Exportación de datos”

Los pasos a seguir son:

1. Crear un fichero Excel que contenga las siguientes 4 columnas (LAS COLUMNAS TIENEN QUE IR SIN TÍTULOS EN LA CABECERA):

a. Código del artículo de SAP

b. Número de la tarifa de preciso. Para obtener este código hacemos una consulta a la tabla OPLN:

c. Precio del artículo

d. Moneda. En este caso utilizaremos EUR

2. Una vez creado el Excel hay que guardarlo con formato TXT separado por tabuladores.

Para ello seleccionar “Grabar como” y seleccionar en tipo de archivo “Texto (delimitado por tabuladores) (*.txt)”:  

3. Cerrar los ficheros Excel y txt ya que a la hora de importar a SAP si están abiertos dan un error.

4. Ir a SAP a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos à Importar de Excel:

5. Seleccionar “Artículos”

6. Seleccionar los campos siguientes en el mismo orden, (Número de artículo y Código de artículo, al cargar este segundo automáticamente se rellenarán los campos de “Precio según lista de precios” y “Lista precios moneda precio”:

7. Pulsar en Ok, se abrirá la ventana para buscar el archivo txt que hemos guardado y lo seleccionamos:

En la barra de estado se irá viendo el progreso de la importación:  

8. Comprobar que los precios se han grabado bien en la tarifa:

OBSERVACIONES: Se recomienda hacer pruebas en test antes de realizarlo en la base de datos de productivo.

Aduana en Canarias

Introducción

En Canarias, las compras realizadas a proveedores de la península deben gestionarse a través de la aduna. Ello implica que la contabilización de las facturas se tiene que gestionar de forma diferente a una compra realizada a proveedores locales.

En SAP los gastos de la aduana se prorratean en los artículos a través de la transacción de “Precios de entrega”, que se encuentra en el menú compras:

Esta transacción sirve únicamente para:

1. Contabilizar los gastos contra una cuenta puente, que se parametrice para tal efecto (410900, 555000,…)

1.1. Que dichos gastos se imputen en los costes medios de los artículos afectados por la compra.

1.2.Procedimiento contable para la gestión de aduanas.
Es al acreedor de la aduana al que le pagamos el IGIC de importación para que lo ingrese en Hacienda en nuestro nombre, pero el importe de la compra que genera dicho IGIC no es imputable en el 347 a dicho acreedor, por lo que el asiento de la factura se tiene que generar de la siguiente forma:

Se deben realizar dos asientos:

- Asiento 1:

a. Contabilizar los gastos (o cancelar la cuenta puente, si hemos utilizado la gestión de precios de entrega previamente).

b. Contabilizar el IGIC de los despachos, indicando la base de todos los tipos de IGIC (INCLUIDA LAS BASES QUE SON AL 0%).

c. Contabilizar el importe contra el código del acreedor de aduana.

d. MARCAR EL ASIENTO COMO RELEVANTE PARA EL 347.

- Asiento 2:

a. Contabilizar el IGIC de importación indicando el importe base de la compra realizada al proveedor.

b. NO MARCAR EL ASIENTO COMO RELEVANTE PARA EL 347.

                   

Con esto se conseguiría que en el informe 347 de acreedores de aduana sólo se muestren los importes de las transacciones que se les hayan realizado a ellos, sin incluir los importes de impuestos generados por la compra al proveedor.

1.3.Conclusiones contabilizaciones gestión de aduanas

1. Las facturas se tienen que contabilizar en dos asientos. Uno para los importes que se registran en el 347 al acreedor de aduana y otro para los importes de los impuestos de importación que no se registran en el 347 de dicho acreedor.

2. El asiento de los importes imputables al 347 debe especificar SIEMPRE todos los importes bases (INCLUIDOS LOS DE BASE 0%). Es muy importante comprobarlo (15,00+133,46 = 148,46):

3. El asiento de importes imputables en el 347 al acreedor deben tener el check “Informe 347” marcado.

4. El asiento de importes no imputables en el 347 al acreedor NO deben tener el check “Informe 347” marcado.

Observaciones: En caso que se quisiese declarar todo el importe al acreedor de la aduana el asiento se puede generar en uno solo, marcando el check de “Informe 347” y registrando SIEMPRE el importe base correcto en cada línea de impuesto.

Facturas de reserva en SAP Business One

Una de las funcionalidades existentes en SAP Business One relacionada con documentos de ventas y compras es la Factura de Reserva.

¿Para qué sirve una Factura de Reserva?

La Factura de Reserva permite un circuito de compras y de ventas diferente al habitual en el que podemos facturar antes de servir la mercancía. Es decir, en lugar del proceso estándar en el que un cliente solicita mercancía, se le sirve y posteriormente se le factura, con una factura de reserva es posible hacer un reconocimiento de la deuda previo al intercambio de artículos o a la prestación de servicios asociados.

Por lo tanto, el flujo habitual de documentos con una Factura de Reserva es el siguiente:

¿Qué utilidad puede tener esta funcionalidad?


Generalmente se aplica para casos muy concretos, en los que interesa un reconocimiento inmediato de la deuda (de ahí que se genere la factura) pero en el que, por el motivo que sea, no es viable la entrega de mercancía de forma inmediata.

Un caso práctico


Un cliente nos desea comprar una determinada referencia, de forma relativamente estable y durante un plazo de tiempo elevado, por lo que nos informa que quiere solicitar 50.000 unidades. Nosotros no estamos en disposición de servir todas esas unidades en ese mismo instante, pero el cliente tampoco las quiere de golpe por motivos logísticos y aprovechamiento de espacio. Simplemente, nos informa del pedido total para intentar asegurarse de que tendrá stock a lo largo del tiempo y, sobre todo, para poder negociar un descuento.

En lugar de utilizar un rápel de ventas, nuestra empresa prefiere cerrar ya el acuerdo a través de una factura, en la que incluso tratemos de pactar los plazos de cobro de forma independiente de las entregas de mercancía a cambio de un descuento importante. De esa forma, tanto nuestra gestión de tesorería como nuestro aprovisionamiento de esa referencia podrían facilitarse.

En este caso, lo ideal sería generar una Factura de Reserva por las cantidades totales y posteriormente ir sirviendo la mercancía de forma progresiva a lo largo del tiempo.



En definitiva, separamos la gestión de la deuda de las entregas de mercancía o servicios asociados.



Dicho de otro modo, la Factura de Reserva no presenta una nueva forma de hacer las cosas en ventas o en compras, sino que contempla la funcionalidad para casos concretos. Generalmente, las empresas con sistemas de gestión que no contemplan esta funcionalidad suelen tener problemas importantes de seguimiento y control cuando les ocurre este tipo de casos.

Muchas de ellas incluso ni siquiera pueden plantear este tipo de acuerdos con sus clientes por el mismo motivo, lo que supone un ejemplo concreto del error de “adecuar el negocio al proceso, en lugar de al revés”.

Por último es importante resaltar que, aunque se ha presentado un ejemplo práctico de ventas, esta funcionalidad es aplicable también para el circuito de compras.

Costes de importación: un problema si no se controlan

Cuando se compra mercancía que debe pasar un control aduanero cómo las mercancías importadas desde el extranjero o incluso dentro del mismo país, es el caso por ejemplo de Canarias cuando compra mercancía a la península, se producen unos costes adicionales a la compra de dicha mercancía que deben tenerse en cuenta en el cálculo de dichos costes, para poder hacer un cálculo fiable de los márgenes y de los beneficios.

 






Muchas veces realizar este cálculo requiere de un control manual por parte de los usuarios de los diferentes sistemas de gestión, lo que supone un riesgo. Los riesgos más frecuentes son:

  • Error en el cálculo, al realizarse de forma manual.
  • Falta de toda la información en el momento del cálculo. Muchas veces los costes no llegan a la empresa en el mismo momento que la mercancía, sino que se reciben más tarde.

Habitualmente cuando reciben los costes de la aduana ya se ha vendido parte o toda la mercancía, lo que provoca errores si no se gestiona correctamente los costes perdidos.

PROBLEMAS DERIVADOS DE NO TENER ESTOS COSTES CONTROLADOS

1. Los informes de márgenes de beneficio arrojarán información no real. 2. Se tomarán decisiones en base a estos informes incompletos.
3. Se tiene que hacer cálculos con información cruzada con contabilidad para obtener datos más fiables.

SOLUCIONES PARA UNA BUENA GESTIÓN DE COSTES DE IMPORTACIÓN


1. Trabajar con sistemas de gestión que permitan controlar de forma automática estos costes. Muchos de los sistemas ERP tales cómo SAP Business One permite controlar completamente los procesos de importación y gestión de aduana.

2. Tener la información actualizada, y en caso de no disponer de sistemas de gestión que permitan realizar los ajustes, realizarlos de forma contable, teniéndolos en cuenta a la hora de ejecutar informes para obtener resultado o para la toma de decisiones.

MRP: la solución a tus problemas de aprovisionamiento

Cómo ya hemos comentado la gestión de compras y el cálculo exacto de los costes son fundamentales para una buena gestión empresarial, pero no podemos olvidar la gestión de aprovisionamiento.

Para una buena gestión de aprovisionamiento es necesario tener en cuenta una serie de factores que muchas veces pasan desapercibidos o no toman la relevancia que debería, tales cómo:

  • Stock actual
  • Stocks máximos y mínimos
  • Ventas previstas
  • Tiempos de aprovisionamiento
  • Producción prevista

Y debido a esto surgen problemas ocasionados por no tener en cuenta estos factores, como son:

  • Sobre stock en los almacenes
  • Roturas de stock

Ambos problemas ocasionan pérdidas importantes en las empresas.

Por eso, es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten controlar de forma semiautomática o automática una buena gestión de aprovisionamiento.

Esta herramienta se denomina MRP (Planificación de los requerimientos de material), y permite realizar una previsión de pedidos en función de una demanda conocida, teniendo en cuenta para ellos los factores indicados anteriormente.

Además, se han desarrollado fórmulas matemáticas para el cálculo óptimo de la reposición del inventario para los almacenes.

Un ejemplo de lo que comentamos es el desarrollado por la Universidad de La Laguna, y que ha sido implementado para SAP Business One por la empresa Itop Management Consulting: http://www.youtube.com/watch?v=4f3be9Lu610

El Informe ATP

Una de las múltiples ventajas de disponer de un sistema ERP integral es el adecuado control de stock, especialmente si los procesos de Compras y de Ventas están debidamente registrados.

En particular, en SAP Business One esta tarea es sumamente sencilla, puesto que el sistema incorpora un conjunto de herramientas y funcionalidades destinadas a llevar una gestión adecuada.

 

Una funcionalidad extremadamente útil es el Informe ATP (del inglés Available To Promise). Se trata de un informe que permite asegurar la disponibilidad de mercancía a la hora de comprometerse con un cliente.
En este post veremos un caso práctico para comprender la importancia de esta funcionalidad.

 

Supongamos, por ejemplo, que nos llama un cliente determinado (en el ejemplo, el Interlocutor Comercial C29999) y nos solicita 20 unidades de una determinada referencia (en el ejemplo, el artículo LM4050). A efectos de comprender la relevancia del informe en la planificación, supongamos que el pedido nos lo realiza un día concreto: el 02/6/2011.

 

En principio, podemos observar que en el momento de generar el pedido, tenemos 12 unidades en stock, vamos a tener problemas para suministrarle las 20 unidades.

Informe ATP: Imagen 01

 

Sin embargo, en el momento de precisar la cantidad, el sistema nos alerta de que tenemos un problema de disponibilidad de stock bastante más importante. Sólo podemos contar con 1 unidad, y de hecho, para contar con esa unidad deberíamos esperar a mañana (día 03/6/2011).


Si seleccionamos la opción "Visualizar informe cantidad ATP", obtenemos más información al respecto.

 

El informe nos muestra lo siguiente:
  • Línea 1: a fecha actual del ejercicio (02/6/2011), existen 12 unidades en stock
  • Línea 2: para el día 03/06/2011, está previsto que llegue mercancía del proveedor Industrias BIT, S.A., y en esa mercancía debería venir 10 unidades más. Por ello, la cantidad disponible prevista para el día 03/06/2011 es de 22 unidades.
  • Línea 3: para el día 06/06/2011, está previsto entregar a un cliente 14 unidades.
  • Línea 4: para el día 09/06/2011, está previsto entregar a otro cliente 7 unidades.
Dicho de otra manera, tengo 12 unidades en stock, tengo previsto que lleguen 10 unidades y tengo comprometidas 21 con mis clientes.

Ahora bien, si esa información ya está presente en los datos maestros del artículo, ¿qué nos aporta el informe ATP?

 

El Informe ATP lo que aporta en realidad es una visión más detallada de esas cantidades, debidamente ordenadas de forma cronológica. Por lo tanto, podemos prever no únicamente cuántas cantidades necesitamos, sino también cuándo y para quién, en cada caso concreto.

Supongamos que el proveedor tiene un tiempo de entrega de 6 días, por lo que aunque solicitemos la mercancía hoy mismo (02/06/2011) no llegará a tiempo para servirla al cliente (08/06/2011). Viendo este informe, podemos tomar diferentes decisiones:
  • comunicar al cliente que no es posible entregarles las 20 unidades en el plazo previsto, y renegociarlo con él.
  • hablar con el proveedor para intentar que nos sirva la mercancía en un plazo anterior al habitual.
  • cambiar la prioridad de las reservas, de forma que el día convenido servimos a este cliente (de manera parcial o total), aprovechando que aún existe margen para el pedido de Corporación Tierra, S.A. Es decir, pedimos más mercancía pero para servir al cliente que tiene fecha de entrega más tardía, aprovechando la diferencia temporal.
  • cualquier otra alternativa que se nos ocurra para no perder la oportunidad de venta sin sacrificar la rentabilidad.
Lo cierto es que cada caso debe analizarse de forma específica, considerando las particularidades de cada empresa y su política de gestión.

Sin embargo, sea la decisión que se tome, se requiere una herramienta adecuada que facilite esta gestión, informándonos de manera proactiva y comunicando de forma clara y completa la información pertinente.

Y, de cara a asegurar un adecuado compromiso de entrega de nuestra mercancía, el informe ATP es una herramienta clave.