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Uso básico de tablas dinámicas Excel y SAP Business One (Parte 2)

Uso básico de tablas dinámicas Excel y SAP Business One (Parte 2)

En el primer post de esta temática, vimos cómo podemos crear una tabla dinámica Excel a partir de una consulta SQL que nos extraiga la información relativa a ventas de nuestra empresa.

En este nuevo post veremos qué posibilidades tenemos con dicha tabla dinámica. Una vez que hemos creado nuestra tabla dinámica asociándole la información procedente de la consulta generada por nosotros, tendremos una hoja de cálculo.

En la parte derecha, veremos todos los campos que devuelve nuestra consulta SQL. Además vemos cuatro posibles secciones/áreas en las que podemos ubicar dichos campos.

En función de dónde arrastremos los campos obtenidos de la consulta, nuestra tabla dinámica cambiará. Veamos cómo funciona con algunos ejemplos.

Podemos tener un primer informe básico de ventas por artículo arrastrando el campo “IMPORTE” al área “Valores” y el campo ITEMNAME al área “Etiquetas de fila”. Con esto obtendremos el total de ventas de cada artículo.

Posiblemente sea interesante tener en cuenta el tiempo en esta información, es decir, saber cómo han sido las ventas de los artículos en función de las fechas.

Esto lo podemos conseguir arrastrando el campo “FECHA” al área “Etiquetas de columnas”; Una vez hecho esto, observamos que se nos muestra la información de ventas de cada artículo a lo largo del tiempo, para cada día de manera individual. 

Podemos modificar cómo queremos que aparezca la información a través del tiempo de forma sencilla del siguiente modo:

  1. Sobre cualquier valor de columna, botón derecho y seleccionar agrupar.

  2. Seleccionamos cómo queremos que se realice la agrupación y entre qué periodo de fechas queremos ver nuestro informe. En el ejemplo actual mostraré las ventas por meses, agrupadas a su vez por años.

Una vez hecho esto nuestro informe aparecerá mostrando la información de ventas para cada mes y para cada año.

Podemos contraer la información de años anteriores y ver la información por meses expandida del año actual.
 
Tenemos un informe totalizado por meses y por años en el que puede desplegarse o contraerse cada uno de los años en función de lo que necesitemos ver y además totalizado por venta de cada producto.

Es posible que además nos interese tener en cuenta los grupos de artículos o categorías a las que pertenecen nuestros productos, de forma que podamos tener el mismo informe pero agrupado por grupo de artículos.

Para lograr esto, simplemente arrastraremos el campo “ITMSGRPNAM” al área “Etiquetas de columnas” sobre el campo “ITEMNAME”. Haciendo esto logramos que las filas se agrupen por grupo de artículos y luego por artículos. 

Observamos que para cada grupo de artículos tenemos totalizado su importe de ventas a lo largo del tiempo y además mantenemos la opción de ver el detalle por artículo.

Obviamente podemos realizar modificaciones en la configuración de la tabla dinámica y obtener en cada caso un listado diferente, teniendo en cuenta comerciales, proveedores por defecto del artículo, clientes, … Esta flexibilidad y dinamismo nos permite dar el primer paso hacia la inteligencia de negocios teniendo multitud de informes a nuestro alcance configurando adecuadamente una tabla dinámica.

Obviamente es posible introducir mejoras en todo esto, como por ejemplo, montar la tabla dinámica a partir de un cubo OLAP (optimizado para consultas de extracción de datos), configurar nuestra hoja de cálculo para que se actualice cuando consideremos más oportuno, etc…

Espero que esto pueda servir de ayuda a alguien, o que ayude a tomar un camino que pueda aportarles valor.

Sobre el Autor

Miguel Fernandez Cejas

Miguel Fernandez Cejas

Director General 

Socio fundador de Itop, empresa de implantación de soluciones tecnológicas, factoría de software y formación online. Ingeniero Informático con cursos de postgrado en áreas tan diversas como la inteligencia artificial, la gestión de empresas o la calidad. Más de 25 años de experiencia en el mundo de las Tecnologías de la Información trabajando para distintas empresas nacionales e internacionales.

Su pasión por la tecnología unida a su variada experiencia, le impulsa a desarrollar distintos proyectos empresariales donde aplica las nuevas tecnologías al turismo, la sociología, el marketing o la formación.

Actualmente trabaja en temas relacionados con aplicaciones de gestión, Business Intelligence, Big Data, Mobile/Apps e Internet de las Cosas

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