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¿Por qué la gestión documental es vital para mi empresa?

Una solución tecnológica ideal

¿Por qué la gestión documental es vital para mi empresa?

Con la llegada de las nuevas tecnologías, las opciones que tenemos actualmente para organizar y gestionar la información en nuestra empresa se ha ampliado de manera importante.

Este es el caso de la gestión documental, un conjunto de tecnologías, técnicas y prácticas que nos pueden ayudar en la administración de todo el flujo de documentos que tenemos.

Gracias a este tipo de tecnología podemos tener el control de toda la información que generamos, desde su generación hasta su almacenamiento a través de sistemas que se encargan de un mejor rendimiento, funcionalidad y eficacia.

Para poder lograr mejorar nuestra organización en la empresa, la gestión documental puede ayudarnos especialmente a lograrlo.

Muy posiblemente tengamos una enorme cantidad de información tales como documentos, recibos, facturas, planos o imágenes dependiendo del tipo de empresa en la que estemos.

Este aspecto de nuestra empresa no será relevante, ya que la gestión documental nos ayudará a almacenar toda esta información de forma estructurada, por lo que podremos rastrearla y localizarla con mayor facilidad cuando así lo requiramos.

Así podremos automatizar nuestros procesos empresariales de forma muy sencilla.

Aunque muchas empresas destinan ya en su área informática estos procesos de automatización, en bastantes ocasiones no cuentan con un sistema creado específicamente para la gestión de documentos y tampoco utilizan software específico que pueda ser utilizado por todos los empleados aunque no tengan conocimientos especializados. Un buen sistema de gestión documental nos resolverá todos estos problemas.

Poder integrar la gestión documental en nuestra empresa nos puede acarrear los siguientes beneficios:

  • Eficacia: Podremos tener disponibles nuestros documentos digitales siempre que los necesitemos y los podremos localizar de manera ágil y rápida. Los sistemas empleados suelen tener una capacidad de indexación, por lo que son fácilmente recuperables por los usuarios dependiendo de su jerarquía, empleando en este tipo de tareas el mínimo tiempo posible.

  • Espacio: Empleando la gestión documental podemos finalmente despedir a esos ingentes archivos físicos que anteriormente nos ocupaban gran espacio, siendo este uno de los aspectos más relevantes y valiosos para las empresas, ya que no tendremos que dedicar espacios habilitados únicamente para almacenar esta información.

  • Seguridad: Nuestra información es un elemento indispensable para el desarrollo de las actividades de la empresa, por lo que tenerla en un lugar seguro donde no pueda dañarse o perderse es fundamental. Cuando tenemos un gestor documental toda la información estará protegida, por lo que ya no habrá preocupaciones si llega a presentarse un accidente como un incendio o un desastre natural ya que nunca perderemos los datos. También es reseñable que no tendremos que preocuparnos que alguien pueda tener acceso a documentos confidenciales, ya que podremos programar las personas que pueden acceder a ellos y las que no.

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Sobre el Autor

Fran Ariza

Fran Ariza

Departamento de Marketing y Formación.

Responsable de Itop Academy, encargado de coordinar la colaboración con diferentes fundaciones universitarias, centros de educación y plataformas online.

Técnico superior en audiovisuales con más de 10 años de experiencia en el sector, ejerciendo funciones desde edición, montaje hasta Community Manager.

Interesado en las nuevas tecnologías y su aplicación en el mundo empresarial.

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