En cualquier tipo de empresa y negocio, una de las tareas más necesarias y recurrentes es la gestión documental. ¿Por qué? Pues porque estamos hablando de documentos y archivos que contienen toda la información y conocimiento sobre la empresa, con lo cual es fundamental gestionarla adecuadamente.

La dificultad se encuentra en que requiere de bastante tiempo. Tiempo que no se está invirtiendo en otras tareas que también son importantes pero que son las que te producen beneficios y están relacionadas directamente con los clientes. Cuanto mayor sea la empresa, mayor volumen de información genera y almacena, con lo que se ve obligada a invertir aún más tiempo en organizar y gestionar toda su documentación.

De ahí que los sistemas de gestión documental (ECM) se hayan convertido en los últimos años en un factor clave de éxito en las empresas. Gracias a estos softwares, podemos tener todos los contenidos empresariales digitalizados y perfectamente localizados, proporcionandonos incontables beneficios.

¿Con qué plataformas ECM puedo contar?

Una de las herramientas más conocidas y que te serán más útiles es Alfresco, un ECM open source (código abierto o libre) que puedes instalar y modificar en tu propio servidor. Aunque comúnmente en el mundo empresarial se le da mayor valor a los softwares propietarios que a los de código abierto, Alfresco se ha consolidado en el mercado como una excelente alternativa frente a otros productos.

Dispone de tres versiones distintas: la versión gratuita Alfresco Community Edition, la versión de pago Alfresco One, con mayor soporte y funcionalidades y módulos disponibles, y con la posibilidad de integrarse con software comercial y propietario; y Alfresco Cloud (o en la nube),  la versión SaaS o Software como Servicio, es decir, que se aloja en la nube y puedes acceder a él de forma segura, a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

¿Por qué he de elegirlo como sistema ECM?

Con Alfresco vas a poder llevar un control exhaustivo de tus documentos y procesos, por lo que serás más productivo y eficiente en tu empresa. Este gestor de contenidos te proporcionará una enorme cantidad de ventajas:

• Posibilidad de desarrollar aplicaciones.
• Automatizar la información y agilizar todos los procesos.
• Organizar y facilitar la gestión de todo tipo de contenidos.
• Crear, compartir, publicar, archivar, escanear, capturar y eliminar documentos.
• Disponer de blogs, RSS o ‘Social Computing’.
• También pone a tu disposición un foro de soporte y resolución de dudas.
• Mejoras continuas y nuevos módulos: un ejemplo es la integración con otras aplicaciones de productividad líderes como Microsoft Office o Salesforce.
• Facilita el trabajo en equipo eliminando los obstáculos que dificultan o impiden la comunicación y la colaboración tanto interna como externamente.
• Mayor simplicidad, seguridad y control de tus documentos, ya que hará de forma más sencilla el cumplimiento y refuerzo de los requisitos y normas actuales respecto a la protección de datos de los usuarios, encargándose de gestionar y automatizar el ciclo de vida de los archivos.
• Mejora de la calidad y del servicio ofrecido.

¿Es realmente necesario para mi empresa?

Como comenté desde el principio, la gestión documental es una tarea sumamente importante. En esta era digital, las empresas están obligadas a transformarse digitalmente y adaptarse a los nuevos tiempos y a los cambios tecnológicos que se están produciendo de una manera verdaderamente vertiginosa.

Por tanto, contar con un software tan atractivo, simple, de bajo coste y que, además, te proporciona tantos beneficios como Alfresco, supone una mayor competitividad y diferenciación para las empresas, puesto que prestarán un mejor servicio a sus clientes, socios y empleados.

Definitivamente, Alfresco es la solución ideal y necesaria para cualquier empresa, no solo por ser una herramienta open source, sino por su facilidad de manejo, por su gran potencial y perspectiva de futuro, ya que se prevé que continúe creciendo y ofrezca más versiones y productos; y por su enorme capacidad de integrarse con las más grandes soluciones empresariales como SAP, Google Docs o AutoCAD.

¿Quieres ver el proceso de creación y administración de sitios en Alfresco? Aquí te lo mostramos.

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Comentarios (2)

• 

  Esteban Salinas

  • 02 Septiembre 2019 a las 06:11
  • #

  No conozco ese software concreto. Pero, lo que sí está claro, es que la digitalización documental es el mañana de las organizaciones. Son muchas más sus ventajas que inconvenientes.

  Responder

  • 

    Itop

    • 02 Septiembre 2019 a las 07:35
    • #

    Buenos días Esteban,
    
    Totalmente. Actualmente, nos encontramos en una sociedad que convive con las nuevas tecnologías, en la cual prácticamente todas las tareas ya las realizamos a través de un dispositivo electrónico, debido a la rapidez y eficiencia que nos brindan. De ahí que la digitalización documental sea necesaria también hoy en día y en el futuro de las empresas.
    
    Un saludo!:)

    Responder