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Modificar tarifas de precios en SAP Business One

Para modificar las tarifas de precios en SAP Business One se puede utilizar la transacción de “Importación/Exportación de datos”

Los pasos a seguir son:

1. Crear un fichero Excel que contenga las siguientes 4 columnas (LAS COLUMNAS TIENEN QUE IR SIN TÍTULOS EN LA CABECERA):

a. Código del artículo de SAP

b. Número de la tarifa de preciso. Para obtener este código hacemos una consulta a la tabla OPLN:

c. Precio del artículo

d. Moneda. En este caso utilizaremos EUR

2. Una vez creado el Excel hay que guardarlo con formato TXT separado por tabuladores.

Para ello seleccionar “Grabar como” y seleccionar en tipo de archivo “Texto (delimitado por tabuladores) (*.txt)”:  

3. Cerrar los ficheros Excel y txt ya que a la hora de importar a SAP si están abiertos dan un error.

4. Ir a SAP a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos à Importar de Excel:

5. Seleccionar “Artículos”

6. Seleccionar los campos siguientes en el mismo orden, (Número de artículo y Código de artículo, al cargar este segundo automáticamente se rellenarán los campos de “Precio según lista de precios” y “Lista precios moneda precio”:

7. Pulsar en Ok, se abrirá la ventana para buscar el archivo txt que hemos guardado y lo seleccionamos:

En la barra de estado se irá viendo el progreso de la importación:  

8. Comprobar que los precios se han grabado bien en la tarifa:

OBSERVACIONES: Se recomienda hacer pruebas en test antes de realizarlo en la base de datos de productivo.

Actividades en SAP Business One

Actividades en SAP Business One En muchas ocasiones nos interesa adjuntar información a un determinado cliente o proveedor: una nota, un aviso de que tenemos que llamarle en un día concreto, una reunión planificada en una fecha concreta, etc.

En SAP Business One, gracias a la funcionalidad de Actividades, es posible registrar y consultar todas estas acciones de una forma intuitiva y ágil.

¿Para qué registrar una actividad?

- Para dejar constancia por escrito y luego poder consultarlo de una forma rápida sin depender de la memoria

- Para mejorar el trabajo en equipo con los compañeros

- Para mejorar el seguimiento que realizamos de clientes o proveedores

- Para ser más eficientes y luego poder tomar mejores decisiones  

¿Qué registrar en una actividad?

- Su tipo: llamada telefónica, reunión, tarea, nota, acción de campaña de marketing u otros.

- Detalles sobre el tipo o el asunto de la actividad (en SAP aparecen como listas desplegables, lo que favorece tener una cantidad reducida y estructurada de respuestas, ideal para realizar análisis estadísticos posteriores)

- A qué usuario le asignamos la actividad: puede ser que registremos una actividad para nosotros mismos, o para otros.

- A qué cliente o proveedor le asignamos la actividad (salvo que se trate de una actividad de tipo interno; en ese caso, activaríamos la casilla Personal)

- Detalles sobre la hora, la fecha y la dirección (en el caso de tratarse de una reunión)

- Comentarios sobre la actividad y anexos

¡No es necesario registrar todos los detalles: anote sólo lo importante, sólo lo que luego será con seguridad consultado!

  Ejemplos concretos de la utilización de actividades en la empresa

- Planificación de visitas con clientes: registro de visitas a realizar por comerciales para que aparezca en calendario

- Anotar llamadas y visitas comerciales: registro centralizado de las acciones de los comerciales, para dejar constancia de su labor. Podemos gestionar las actividades cada una de forma independiente, o agrupadas en una oportunidad CRM.

- Gestión de incidencias de clientes: registro de no conformidades y quejas relacionadas con operaciones de ventas (en el caso de que la funcionalidad de llamadas de servicio resulte poco ágil para nuestra forma de trabajo)

- Gestión de cobros: registro de reclamaciones de cobro con cliente, con el detalle de lo que nos cuenta, para seguimiento y valoración

Recuerde: la clave de utilizar actividades es asegurar una mejor gestión de la empresa, a través de anotar lo verdaderamente importante y consultarlo en informes para tomar decisiones  

¿Cómo registrar una actividad en SAP Business One?

- Desde el módulo de Interlocutores Comerciales

                                     

- Desde el botón “Otras posibilidades” de una ficha de Interlocutor Comercial

- Desde el menú “Pasar a” > “Actividad nueva” (o haciendo click
derecho con el ratón), en cualquier documento o dato maestro

Imagen bajo licencia Creative Commons. Fuente de la imagen: fairfaxcounty

Arrastrar y vincular

SAP Business One cuenta, de forma estándar, con una gran cantidad de informes que permiten llevar un control exhaustivo de todas las áreas de nuestra empresa.

Además de esto, tenemos la posibilidad de desarrollar nuestros propios informes y listados mediante el uso del “Query Manager” y/o de “Arrastrar y vincular”.

La herramienta arrastrar y vincular nos permitirá crear listados de una  forma muy intuitiva dentro de la propia aplicación.

En este post veremos algunas aplicaciones de “Arrastrar y vincular”. “Arrastrar  y vincular” se encuentra disponible en el menú principal de la aplicación como una pestaña independiente:

Como primer ejemplo, podemos obtener todos los artículos que existen en nuestro sistema haciendo doble click en la entrada del menú “Arrastrar y vincular”->Inventario->Artículos:  

Habremos obtenido un listado de artículos con las cantidades en stock, las cantidades pedidas por clientes y las cantidades pedidas a proveedores. Además existe la posibilidad de realizar un filtrado de la información obtenida usando el icono 

Para ilustrar otro ejemplo supongamos que necesitamos saber en qué facturas de venta aparece un artículo determinado:

Desde el formulario de datos maestros del artículo del que queremos generar el informe, pulsaremos en su código de artículo y lo arrastraremos con el ratón hasta el menú “Arrastrar y vincular” en:

Se obtendrá el siguiente listado donde se muestran todos los documentos de factura a clientes donde aparece incluido nuestro artículo:

Al igual que en el caso anterior, podremos filtrar la información mostrada para adaptarla a nuestras necesidades.

Como siempre, lo ideal es practicar con casos reales para explorar las opciones que pueden ayudarnos en nuestro trabajo y usarlas convenientemente.

Cualquier comentario será bienvenido.

Flujos de trabajo en SAP Business One

Un flujo de trabajo o workflow es un conjunto de tareas o eventos (sucesos) que están interconectados, conformando el diseño de un proceso de negocio.

Pensemos, por ejemplo, en un flujo de ventas dentro de una determinada empresa: el comercial visita al cliente, recopila el pedido, se transmite el pedido de cliente al departamento de envíos, se confecciona el pedido, se prepara la documentación, se envía por transportista y posteriormente se reclama el cobro de la factura.

Todos estos pasos (que conforman un ejemplo, cada organización define sus propios procedimientos) constituyen un flujo de trabajo en sí.

                       

Las ventajas principales de definir un workflow son:

- Se facilita la disposición de procedimientos, que resultan fáciles de seguir por parte de los trabajadores, aclara mejor en qué estado se encuentra cada caso y mejora la eficiencia de la organización

- Se simplifica los trabajos a través de procesos o tareas que puede realizar el sistema automáticamente SAP Business One, en su nueva versión 9.0, incorpora funcionalidades para permitir flujos de trabajo en dicho sistema.

Esta funcionalidad emplea un nuevo usuario (Workflow), un nuevo servicio (Workflow Service, similar a License Manager o a SBO Mailer) y una nueva herramienta (SAP Business One Studio). Los flujos de trabajo se fundamentan en la notación internacional BPMN.

 
Algunos ejemplos de utilización de esta nueva funcionalidad pueden ser los siguientes:

- En el momento de generar un pedido de cliente, el sistema comprueba si existe stock suficiente y, en el caso de que no haya suficiente mercancía, el sistema crea un pedido a proveedores para adquirir stock.

- El sistema registra pedidos periódicos de forma automática (por ejemplo, cada tres semanas y para aprovisionamiento de material de oficina).

- El sistema comprueba periódicamente (por ejemplo, cada dos semanas) las cantidades en stock de un determinado almacén. En el caso de que las cantidades estén por debajo de una cantidad mínima prevista, se registra automáticamente traslados de stocks del almacén principal o pedidos a proveedores.

Como se puede observar, la posibilidad de definir flujos de trabajo permite dotar a SAP Business One de una flexibilidad, de una automatización y de una adaptación a las necesidades de cualquier empresa sin precedentes hasta la fecha.



En SAP Business One, dentro del menu Gestión, aparecen las transacciones necesarias para revisar y operar con los flujos de trabajo definidos en el sistema.

Para saber más, es posible consultar la documentación oficial (en inglés) en http://www.mediafire.com/view/?b2j04td49obb42a. Se trata de un documento compartido públicamente por Richard Duffy (http://www.richardduffy.com/), uno de los principales expertos de SAP Business One a escala internacional.

También es posible ver un vídeo demostrativo, compartido también por el mismo experto, en http://www.slideshare.net/richardduffy/workflow-in-sap-business-one-90 (también en inglés).

Escanear adjuntos en SAP Business One

Una funcionalidad poco conocida de SAP Business One es la posibilidad de adjuntar documentación utilizando directamente un escáner.

Desafortunadamente, la disponibilidad de información digitalizada asociada a documentos de negocio es una práctica poco habitual en muchas organizaciones.

En su lugar, es frecuente mantener la documentación en papel estructurada en archivadores o en pilas de documentación, lo que dificulta la consulta.

                ¿

Para qué almacenar digitalmente documentación?


Toda empresa que desee mejorar su eficiencia y su productividad debería ir encaminada a almacenar digitalmente la información con la que opera. De esta forma, resulta más sencillo su consulta, evitando la búsqueda en papel. También facilita la consulta por parte de todos los miembros del equipo.

¿Qué puede almacenarse digitalmente como archivo adjunto?


Ejemplos de documentos que pueden tenerse registrados como archivos adjuntos:

- Cartas y reclamaciones de clientes

- Encuestas de satisfacción de clientes

- Contratos firmados*

- Albaranes firmados por el cliente*

- Presupuestos y pedidos firmados por el cliente*

- Facturas de proveedores

- Catálogos de productos de proveedores

- Fichas técnicas de artículos

- CV de los recursos humanos

- Documentos de identidad y certificaciones de recursos humanos

- Etc.

*En estos casos, siempre será necesario almacenar debidamente el original para los casos en los que exista discrepancia o conflicto con el cliente. El objetivo propuesto de adjuntar esta información es SAP Business One es facilitar la consulta ágil por parte de los usuarios del sistema.

¿Cómo escanear directamente desde SAP Business One un adjunto?

El primer paso es acceder al documento o dato maestro sobre el que deseamos almacenar un archivo adjunto.

Actualmente en SAP Business One es posible adjuntar información principalmente a documentos de compra (solicitudes, pedidos, entradas, devoluciones, facturas, abonos), documentos de venta (ofertas, pedidos, entregas, devoluciones, facturas, abonos), actividades, oportunidades, contratos, datos maestros de interlocutor comercial, datos maestros de artículos y datos maestros de empleados

                                   
Una vez seleccionado el objeto de negocio deseado (en este ejemplo, una factura de compra), seleccionamos la pestaña Anexos y pulsamos el botón Explorar.

                                   
Aparece una ventana para poder seleccionar el fichero a adjuntar. Sin embargo, no deseamos adjuntar un archivo existente sino crear un archivo nuevo a través del escaneado de información. Por ello, especificaremos el nombre del nuevo archivo y pulsamos el botón “Actualizar”.

                                   

El sistema mostrará automáticamente la ventana principal de operación del escáner. Nota: Esta ventana puede diferir según el modelo de escáner que se utilice y su software de control.


Tras el escaneado del documento, aparecerá una imagen en la carpeta, con el nombre del archivo recién generado. Lo seleccionamos y pulsamos Abrir

                                   
El nuevo archivo adjunto aparecerá adjunto al objeto de negocio de SAP Business One. Nota: la ruta donde se almacenará el archivo depende de la parametrización del sistema.

                                   
Por último, el archivo ya está disponible para su consulta desde nuestro sistema de gestión.

                                     

Fuente: SAP Note Nº 867716 Fuente de la imagen: Flickr.com / Autor: FeatheredTar / Licencia Creative Commons

Teclas de acceso rápido en SAP Business One

En SAP Business One puede utilizar varias teclas o combinaciones de teclas para acceder a las operaciones o comandos que se utilizan con más frecuencia. Estas teclas de acceso rápido equivalen a los comandos de menús.

SAP Business One le proporciona teclas de acceso rápido generales con las que ya puede estar familiarizado por otras aplicaciones y teclas de acceso rápido que sólo existen en SAP Business One.

Muchas de las teclas de acceso rápido aparecen en los menús:

  • Teclas de acceso rápido generales de SAP Business One.
Función Teclas de acceso rápido
Modificar un nombre de campo de una ventana Pulse y mantenga pulsado CTRL mientras hace doble clic en el nombre del campo para abrir la ventana Modificar descripción.
Pasar al siguiente campo activo Pulse TAB
Pasar al campo activo anterior Pulse y mantenga pulsado Mayús+ TAB
Introducir la fecha actual Introduzca cualquier carácter no numérico + TAB, por ejemplo, W + TAB.
Introducir una fecha del mes actual Introduzca un dígito para la fecha + TAB, por ejemplo, 12 + TAB para el 12 de Marzo, donde Marzo es el mes en curso.
Introducir una fecha del año actual Introduzca dígitos para la fecha y mes + TAB, por ejemplo, 1212 + TAB para el 26 de Julio de 2011, donde 2011 es el año en curso.
Introducir cualquier fecha Introduzca dígitos para el día, mes y año + TAB, por ejemplo, 310710 + TAB para el 31 de Julio de 2010.
Seleccionar líneas consecutivas Seleccione la primera línea, pulse Mayús y seleccione la última línea.
Seleccionar cualquier línea de las mostradas Seleccione la primera línea, pulse CTRL y seleccione la siguiente línea apropiada.
Anular la selección de una línea Pulse CTRL + seleccione la línea correspondiente.

 

  • Teclas de acceso rápido en documentos de compra y ventas
Función Comando de menú Tecla de acceso rápido
Visualizar un documento base Pasar a Documento base CTRL + N
Visualizar un documento destino Pasar a Documento destino CTRL +T
Visualizar información detallada de línea Pasar a Detalles de línea CTRL + L
Visualizar la ventana Medios de pago Pasar a Medios de pago CTRL + Y
Visualizar la ventana Ganancia bruta Pasar a Ganancia bruta CTRL + G
Visualizar la ventana Cálculo de volumen y peso de artículos entregados Pasar a Cálculo de volumen y peso CTRL + W
Generar el informe Diario contable Pasar a Diario contable… CTRL+ J
Situar el cursor sobre el campo Código IC Pasar a Código IC CTRL + U
Pasar a la primera línea de la tabla Pasar a Primera línea CTRL + H
Pasar a la última línea de la tabla Pasar a Última línea CTRL + E
Pasar al campo Comentarios Pasar a Comentarios CTRL + R
Visualizar la información referente al número de lote/serie Pasar a Números de serie/de lote CTRL+TAB en el campo Cantidad
Visualizar una lista de artículos alternativos Pasar a Artículos alternativos CTRL+TAB en el campo Número de artículo
Visualizar la asignación de artículo en un almacén Pasar a Informe stock en almacén CTRL+TAB en el campo Almacén

   

  • Teclas de acceso rápido en documentos de pago
Función Comando de menú Tecla de acceso rápido
Visualizar la ventana Medios de pago Pasar a Medios de pago… CTRL + Y
Generar el informe Diario contable Pasar a Diario contable… CTRL +J
Situar el cursor sobre el campo Código de IC Pasar a Código de IC CTRL + U
Pasar a la primera línea de la tabla Pasar a Primera línea CTRL + H
Pasar a la última línea de la tabla Pasar a Última línea CTRL +E
Pasar al campo Comentarios Pasar a Comentarios CTRL + R
Copiar el importe vencido en los campos Total o Importe en la ventana Medios de Pago Haga clic con el botón derecho del ratón en Copiar saldo vencido CTRL+ B en el campo Total o Importe
Pasar al siguiente campo activo después de modificar el nombre del interlocutor comercial o de una cuenta de mayor en Cheques para pago   CTRL + Mayús + TAB

 

  • Teclas de acceso rápido en documentos para inventario y producción
Función Comando de menú Tecla de acceso rápido
Visualizar los detalles de la línea seleccionada Pasar a Detalles línea… CTRL + L
Pasar a la primera línea de tabla Pasar a Primera línea CTRL +H
Pasar a la última línea de la tabla Pasar a Última línea CTRL + E
Pasar al campo Comentarios Pasar a Comentarios CTRL + R
Visualizar el número de lote o serie del artículo, si existe Pasar a Número se serie/de lote CTRL + TAB en el campo Cantidad