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Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta

Te permitirá pedir la mercancía en el momento en el que la vendamos

Crear pedidos de compra en el momento de crear un pedido de venta

¿Alguna vez has pensado en que tener demasiado stock te ocasiona perder espacio potencial para otros productos con mayor rotación?

Si es así, te interesa leer este artículo.

Gestión de múltiples códigos EAN en SAP Business One

SAP B1 cuenta con la posibilidad de gestionar los códigos de barra asociados a los artículos de una sociedad.

Para ello, de forma estándar, el formulario “Datos maestros de artículo” cuenta con un campo que almacenará el código de barras asociado a cada artículo.

Por lo general, en las empresas es necesario poder asignar a un artículo varios códigos de barra, por lo que para cubrir esta funcionalidad deberemos recurrir a algunas de las herramientas de personalización del producto.

Lo que necesitaríamos principalmente es una tabla en la que podamos introducir en cada línea, un artículo, un código de barras asociado al artículo y opcionalmente, el tipo de código de barras de que se trata, así como si es el código de barras a usar de forma predeterminada o no.

Para contar con esta tabla en el sistema crearemos una “tabla definida por el usuario” o UDT (User Defined Table):

Varias líneas de esta tabla pueden estar referidas al mismo artículo con distintos códigos de barra, por lo que ya tendremos el soporte para poder gestionar múltiples códigos de barra. De esta forma tendremos una tabla similar a la que aparece reflejada en la siguiente captura de pantalla:

A partir de aquí podremos incluir funcionalidades a nuestro sistema mediante el uso de búsquedas formateadas y/o del SDK de SAP Business One.

A continuación se muestra una captura de un formulario de datos maestros de artículo, que cuenta con una pestaña de “Códigos de barra” desarrollada mediante el SDK de SAP B1:

MRP: la solución a tus problemas de aprovisionamiento

Cómo ya hemos comentado la gestión de compras y el cálculo exacto de los costes son fundamentales para una buena gestión empresarial, pero no podemos olvidar la gestión de aprovisionamiento.

Para una buena gestión de aprovisionamiento es necesario tener en cuenta una serie de factores que muchas veces pasan desapercibidos o no toman la relevancia que debería, tales cómo:

  • Stock actual
  • Stocks máximos y mínimos
  • Ventas previstas
  • Tiempos de aprovisionamiento
  • Producción prevista

Y debido a esto surgen problemas ocasionados por no tener en cuenta estos factores, como son:

  • Sobre stock en los almacenes
  • Roturas de stock

Ambos problemas ocasionan pérdidas importantes en las empresas.

Por eso, es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten controlar de forma semiautomática o automática una buena gestión de aprovisionamiento.

Esta herramienta se denomina MRP (Planificación de los requerimientos de material), y permite realizar una previsión de pedidos en función de una demanda conocida, teniendo en cuenta para ellos los factores indicados anteriormente.

Además, se han desarrollado fórmulas matemáticas para el cálculo óptimo de la reposición del inventario para los almacenes.

Un ejemplo de lo que comentamos es el desarrollado por la Universidad de La Laguna, y que ha sido implementado para SAP Business One por la empresa Itop Management Consulting: http://www.youtube.com/watch?v=4f3be9Lu610

El Informe ATP

Una de las múltiples ventajas de disponer de un sistema ERP integral es el adecuado control de stock, especialmente si los procesos de Compras y de Ventas están debidamente registrados.

En particular, en SAP Business One esta tarea es sumamente sencilla, puesto que el sistema incorpora un conjunto de herramientas y funcionalidades destinadas a llevar una gestión adecuada.

 

Una funcionalidad extremadamente útil es el Informe ATP (del inglés Available To Promise). Se trata de un informe que permite asegurar la disponibilidad de mercancía a la hora de comprometerse con un cliente.
En este post veremos un caso práctico para comprender la importancia de esta funcionalidad.

 

Supongamos, por ejemplo, que nos llama un cliente determinado (en el ejemplo, el Interlocutor Comercial C29999) y nos solicita 20 unidades de una determinada referencia (en el ejemplo, el artículo LM4050). A efectos de comprender la relevancia del informe en la planificación, supongamos que el pedido nos lo realiza un día concreto: el 02/6/2011.

 

En principio, podemos observar que en el momento de generar el pedido, tenemos 12 unidades en stock, vamos a tener problemas para suministrarle las 20 unidades.

Informe ATP: Imagen 01

 

Sin embargo, en el momento de precisar la cantidad, el sistema nos alerta de que tenemos un problema de disponibilidad de stock bastante más importante. Sólo podemos contar con 1 unidad, y de hecho, para contar con esa unidad deberíamos esperar a mañana (día 03/6/2011).


Si seleccionamos la opción "Visualizar informe cantidad ATP", obtenemos más información al respecto.

 

El informe nos muestra lo siguiente:
  • Línea 1: a fecha actual del ejercicio (02/6/2011), existen 12 unidades en stock
  • Línea 2: para el día 03/06/2011, está previsto que llegue mercancía del proveedor Industrias BIT, S.A., y en esa mercancía debería venir 10 unidades más. Por ello, la cantidad disponible prevista para el día 03/06/2011 es de 22 unidades.
  • Línea 3: para el día 06/06/2011, está previsto entregar a un cliente 14 unidades.
  • Línea 4: para el día 09/06/2011, está previsto entregar a otro cliente 7 unidades.
Dicho de otra manera, tengo 12 unidades en stock, tengo previsto que lleguen 10 unidades y tengo comprometidas 21 con mis clientes.

Ahora bien, si esa información ya está presente en los datos maestros del artículo, ¿qué nos aporta el informe ATP?

 

El Informe ATP lo que aporta en realidad es una visión más detallada de esas cantidades, debidamente ordenadas de forma cronológica. Por lo tanto, podemos prever no únicamente cuántas cantidades necesitamos, sino también cuándo y para quién, en cada caso concreto.

Supongamos que el proveedor tiene un tiempo de entrega de 6 días, por lo que aunque solicitemos la mercancía hoy mismo (02/06/2011) no llegará a tiempo para servirla al cliente (08/06/2011). Viendo este informe, podemos tomar diferentes decisiones:
  • comunicar al cliente que no es posible entregarles las 20 unidades en el plazo previsto, y renegociarlo con él.
  • hablar con el proveedor para intentar que nos sirva la mercancía en un plazo anterior al habitual.
  • cambiar la prioridad de las reservas, de forma que el día convenido servimos a este cliente (de manera parcial o total), aprovechando que aún existe margen para el pedido de Corporación Tierra, S.A. Es decir, pedimos más mercancía pero para servir al cliente que tiene fecha de entrega más tardía, aprovechando la diferencia temporal.
  • cualquier otra alternativa que se nos ocurra para no perder la oportunidad de venta sin sacrificar la rentabilidad.
Lo cierto es que cada caso debe analizarse de forma específica, considerando las particularidades de cada empresa y su política de gestión.

Sin embargo, sea la decisión que se tome, se requiere una herramienta adecuada que facilite esta gestión, informándonos de manera proactiva y comunicando de forma clara y completa la información pertinente.

Y, de cara a asegurar un adecuado compromiso de entrega de nuestra mercancía, el informe ATP es una herramienta clave.