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Configuración de impresión en Crystal Reports 1/3

En este post trataremos la forma en la que afecta la configuración de impresión que usemos en nuestros informes Crystal Reports, a la hora de desplegarlos en las estaciones de trabajo que los usarán. Cuando se diseña un infrorme en Crystal Reports hay tres opciones disponibles:

  1. Impresora por defecto
  2. Especificar una impresora que no sea la impresora por defecto. Próximos posts.
  3. Especificar que se diseñará el informe sin impresora asociada. Próximos posts.

Esta configuración afectará al resultado de nuestros informes cuando sean visualizados en los equipos cliente.

Impresora por defecto

Cuando se crea un informe usando Crystal Reports Designer, el diseñador asigna la impresora marcada por defecto seleccionada en el sistema operativo. Esta información es almacenada en el informe. Cuando el informe es visualizado en una estación cliente (distinta a la estación donde se creó el informe), el informe será mostrado usando el driver de la impresora por defecto seleccionada en el sistema operativo de dicha estación cliente. Esto puede plantear los siguientes problemas:

  1. El driver de la impresora por defecto de la estación cliente, no soporta las mismas características que el driver de la impresora por defecto de la estación donde se creó el informe. Por ejemplo, si el tamaño del papel usado para crear el informe no es soportado por el driver de la estación cliente, el informe no será mostrado correctamente. Por otro lado, podría ocurrir que el informe sea diseñado con orientación horizontal y que dicha orientación no sea soportada por el driver de la impresora del equipo cliente.
  2. El equipo cliente no tiene una impresora por defecto. En este caso, el informe usará el su propio “driver de impresión” para mostrar el informe en pantalla. El informe se mostrará con orientación vertical y con tamaño de papel 8,5 x 11 pulgadas.

En próximos posts veremos el resto de puntos a tener en cuenta relativos a la configuración de impresión

Importar nuevos informes Crystal Reports en SAP Business One

En el post de esta semana explicaremos cómo importar un nuevo informe en SAP Business One, creado a través de Crystal Reports.

Para ello, hemos creado un informe en Crystal Reports expresamente para este ejercicio.

Dicho informe es una ficha resumen de los principales datos de un cliente, incluyendo las principales 10 facturas, los principales 10 artículos vendidos y el estado de las últimas 10 ofertas.

Puede descargar el informe pulsando en este enlace. El primer paso es seleccionar la opción “Gestión de informes y de layout” en el menú Gestión > Definiciones > General

 

    
Pulsamos el botón Importar

             

En la primera ventana del asistente pulsamos el botón “Siguiente” En la siguiente ventana, seleccionamos el fichero .rpt que hemos descargado previamente, así como seleccionamos la ubicación de menú deseada.

           

 El sistema nos mostrará los resultados de la importación:

             

Finalmente, podemos ejecutar el informe importado:

Uso básico de tablas dinámicas Excel y SAP Business One (Parte 1)

SAP Business One cuenta con multitud de informes, de manera estándar, que permiten visualizar de forma sencilla cualquier información sobre nuestro negocio que necesitemos obtener.

Además de este extenso paquete de informes, también contamos con la potente funcionalidad “Arrastrar y vincular” para generar consultas de forma muy intuitiva, el propio generador de consultas incrustado en el cliente SAP Business One y el “Query manager”, que nos permite mantener organizadas estas consultas para poder ejecutarlas cuando necesitemos.

Aun así, en ocasiones, es necesario desarrollar algún informe a medida y para ello SAP Business One cuenta con las herramientas PLD (Print Layout Designer) y Crystal Reports (ésta última, en mi opinión, es la alternativa más adecuada frente al PLD cada vez más en desuso).

Este tipo de herramientas de generación de informes, dan como resultado un documento que extrae la información deseada de la base de datos (usando una consulta SQL), presentándola de forma amigable al usuario (según sus requisitos) y permitiendo determinadas capacidades de filtrado (ejemplo: poder ver las ventas entre una fecha de inicio y fin determinadas, o las ventas de un comercial determinado, o las ventas de un grupo de artículos, etc …).

Los informes (Crystarl Rerport o PLD) constituirían el paso anterior a lo que se conoce como inteligencia de negocios (business inteligence) y son apropiados cuando el cliente necesita poder consultar su información de forma estática.

Me explico, es posible que nuestro cliente necesite poder consultar la información de ventas de su negocio en un rango de fechas, agrupando sus artículos y totalizando, agrupando por comercial, agrupando por proveedor por defecto del artículo, agrupando por almacén, etc… SAP Business One cuenta con el informe “Análisis de volumen de negocios” que puede encajar perfectamente en la mayoría de nuestros clientes, pero en ocasiones es posible que sea necesario poder aportar mayor dinamismo a la forma en que se presenta la información al usuario final.

En este escenario una alternativa válida podría ser el uso de tablas dinámicas en Excel alimentadas por la base de datos SAP Business One.

Veamos un ejemplo de lo que podríamos conseguir:

Supongamos que nuestro cliente, que tiene SAP Business One implantado en su empresa, desea un informe de ventas que le permita agrupar su información por grupo de artículos, comercial, proveedor por defecto.

Esta información debe visualizarse por meses, trimestres y años de forma flexible.

• Paso 1. Nos preocuparemos de crear la consulta SQL adecuada que alimente nuestro informe de tabla dinámica.

En este caso concreto necesitaremos extraer la información de ventas de las líneas de nuestras facturas teniendo en cuenta que deberemos restar las líneas correspondientes de nuestros abonos.

             

 

• Paso 2. Creamos una nueva hoja de cálculo Excel que será alimentada por la información procedente de la consulta del Paso 1. Para ello : o Crearemos una nueva hoja y seleccionaremos que debe alimentarse desde Microsoft Query:

                     

o Seleccionamos el origen de datos con el que queremos conectar. En mi caso selecciono una conexión ODBC llamada SAPBO

               

o Incluyo cualquier tabla para que el asistente me permita continuar. Posteriormente sobrescribiremos la consulta que nos genere este asistente con la consulta que desarrollamos en el paso 1.

                  
o Continuamos con el asistente pulsando “Siguiente” hasta llegar al último paso donde seleccionaremos “Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query”:

                   

o Posteriormente podremos ver que el resultado del asistente es una consulta básica que contempla la información de los pasos seguidos hasta el momento. Podremos modificar la consulta pulsando el botón SQL y sobrescribiendo la consulta que desarrollamos en el paso 1.

 
o Una vez que sustituimos la consulta y pulsamos en aceptar seleccionaremos “Archivo”, “Devolver datos a Microsoft Excel”:

 
o Seleccionamos que queremos el resultado en una tabla dinámica Excel

l                

Con esto devolveremos toda la información de la consulta a una tabla dinámica Excel.

En el próximo post explicaré cómo podemos usar la tabla dinámica para cambiar fácilmente la forma en que se nos muestra la información y cómo integrarla en SAP Business One de forma sencilla. Cualquier comentario será bienvenido.