¿Por qué un sistema de gestión empresarial?

Haz crecer tu negocio con garantias

Imaginemos a un empresario que posee una tienda dedicada a la venta de calzado deportivo y zapatos. No tiene contratado a ningún empleado puesto que, de momento, no lo considera necesario. Por lo tanto todas las tareas recaen sobre el dueño. Los objetivos empresariales, el modelo de negocio y el mercado potencial se centra en la venta del 100% del stock de calzado a sus vecinos y, en menor medida, a los visitantes que pasan por la zona de forma esporádica. 

El propietario ha de vender y facturar en el horario de atención del cliente. Al cierre de las puertas, debe dedicarse a actualizar el inventario de existencia en el almacén, llamar a los proveedores y realizar nuevos pedidos. Además de poner en orden todas las cuentas para realizar el cálculo de impuestos, pagos a proveedores, agua, luz, seguros, etc. 

Al ser una empresa pequeña el propietario puede acometer todas y otras tareas de forma individual pero ¿qué pasaría si el negocio le va bien y quiere expandir su ratio de acción? ¿será capaz de duplicar o triplicar todas las tareas que el lleva de forma individual en una tienda de cara a abarcar en las demás?.

Cuando esto ocurra hay que tener el empresario deberá controlar todos los recursos empresariales por lo que es indispensable un sistema automatizado de gestión y administración empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning) como es SAP B1.

Sap Business One ofrece una manera accesible de gestionar todo su negocio, desde las ventas a las relaciones con los clientes hasta las finanzas y las operaciones. Es una solución diseñada específicamente para PYMES, 100% modulara y escalable siendo vendida, implantada y soportada por una selecta comunidad de partners (distribuidores) certificados SAP como es Itop Consulting desde hace más de 10 años. 

 

¿De qué se compone un ERP?

Puede contener multitud de módulos, uno por departamento o área de la empresa, siendo básicos los siguientes:

  • Finanzas: se encarga de almacenar cada transacción y de su gestión administrativa facilitando mucho la labor de las auditorías.
  • Producción: se encarga de los movimientos físicos de los artículos, planificación de materiales, etc. 
  • Inventario y Logística: stock, almacenes, fijos de entrada y salida, etc. 
  • Ventas y marketing: interacción con clientes, trazabilidad de pedidos, estrategias de ventas y rentabilidad, precios, promociones, etc. 
  • RRHH: gestión del personal, nóminas, aplicación de normativas legales, repartición de beneficios, productividad, incentivos, etc. 

 

 

No todas las empresas se pueden definir completamente con los anteriores módulos por lo que SAP los complementa añadiendo funcionalidades como las siguientes:

   

El acceso a un ERP ¿es común para todos los trabajadores de una empresa?

No todos los trabajadores acceden de igual manera, aunque más bien diría que en función del usuario el ERP ha de ser capaz de permitirle acceder a más o menos módulos. Es probable que el gerente de la empresa tenga el rol de supervisar el funcionamiento global, pudiendo acceder a todos los módulos del sistema. Pero un administrativo, que se encarga de las nóminas, sólo debería tener acceso al módulo que da acceso a las nóminas y a la contabilidad. Un empleado que se encarga de los envíos sólo accederá a los almacenes, stocks y al módulo de distribución geográfica, etc.

Esta gestión se simplifica al máximo con SAP por medio de una gestión eficiente de licencias y roles manteniendo un entorno gráfico (de usuario) común para todos sin importar su rol.  

 

La importancia de un partner certificado en el proceso de Implantación de un ERP

Analizar e implantar una solución de ERP requiere de mucho conocimiento interno de la propia empresa. 

En un análisis e implantación se consiguen, entre otros objetivos:

  • Detección de puntos débiles en la gestión. 
  • Optimización de procesos que se desarrollen en la empresa.
  • Información centralizada (dato único), actualizada y coherente con los procesos internos que se ejecuten en cada momento. 
  • Acceso a toda la información de la empresa de manera modular y basada en roles. 
  • Compartición de la información relevante para cada uno de los procesos que se requieran.
  • Reducción de los costes asociados y reducción de tiempos. 
  • Análisis del estado de la empresa desde una visión global. 

 

Por tal motivo el éxito de una implantación de una solución de ERP dependerá mucho del conocimiento y experiencia del partner que la lleve a cabo. En el caso de Itop Consulting está garantizado gracias a las numerosas implantaciones que ha llevado a cabo en los últimos 10 años siendo reconocido por SAP como SILVER PARTNER para Canarias.

 

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Sobre el autor

José Juan Sanz

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