Gestiona tu empresa con una buena base: Utiliza un ERP

¿Qué es eso de ERP? ¿Cómo esto puede ayudarme a mejorar mi empresa? Si has llegado aquí buscando cómo obtener beneficios enfocados en la gestión y la organización, presta atención porque estás en el lugar indicado.

Como con cualquier información, lo primero que debemos hacer es explicar el significado de las palabrejas o siglas. En este caso ERP es igual a Enterprise Resource Planning, o aún mejor, Planificación de Recursos Empresariales. Es decir, un elemento que nos ayudará a mejorar nuestra planificación. Pero ¿de qué manera?

Pues la solución parece apuntar, como casi siempre, a la tecnología. Desde hace ya bastante tiempo, en el ámbito empresarial, las empresas manejan cada vez un mayor número de datos y procesos, a lo que se suma el aumento de la competitividad en el mercado, exigiendo de dichas empresas, un aumento de sus ventajas competitivas. 

Es por ello que se ha dado cada vez más importancia a las tecnologías de la información y su fusión con estrategias de negocio que fuesen clave para mejorar los procesos clave del negocio. El ERP es el resultado de esta necesidad de unificar procesos, pues se plantea como una herramienta vital capaz de englobar y ordenar toda la información de la empresa en un solo lugar y además en tiempo real. Disponiendo de esto, se consigue que los departamentos de una organización estén comunicados e integrados, lo que permitirá la toma de decisiones inteligentes, obteniendo un aumento de las mencionadas ventajas competitivas. 

Y llegados a este punto en el que sabemos de qué forma esto puede ayudarnos a mejorar nuestra empresa, es importante preguntarse de que manera. Porque hemos explicado, en esencia que es un ERP, pero no qué hace ni cómo. 

Pues un ERP es un sofware, es decir, una aplicación informática que se organiza por medio de módulos, que a su vez están conectados a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento (finanzas, compras, venta, logística, recursos humanos...). Contiene por tanto, diferentes partes, destinadas a cada una de las diversas áreas de la empresa, que integra en un solo programa.

Por ello, podemos decir que la característica fundamental de este tipo de software reside en recopilar y mantener disponible y actualizada la información de la que podrán hacer uso todos los sectores de la empresa, en cualquier momento que se requiera.  

Y ya si entramos en lo que nos interesa, que es el mundo empresarial y la manera de encajar todo en un sofware, nos atrevemos a decir que, aunque es cierto que no todas las empresas tienen un ERP, sí que todas las medianas y grandes empresas tienen uno (o algo similar a un ERP).  Y la gran diferencia de este sofware ERP de cualquier otro es que no solamente es modulable, sino que además es configurable hasta cierto punto. ¿Qué quiere decir todo esto? Que el ERP es el que se adaptará a tu negocio, y no al revés. Es un traje flexible que se adapta perfectamente a tu cuerpo. No te hará falta adelgazar o engordar para poder ponértelo. 

Y una vez que ya conoces  todo lo que un ERP ofrece, el siguiente aspecto a tener en cuenta es ¿cómo elijo uno? ¿cuál será el que más me convenga? 

Pues para elegirlo, una empresa debe tener en cuenta varios factores que vendrán determinados por sus propias características, como por ejemplo, el tamaño (no es lo mismo tener una empresa con 100 empleados que con 10.000), o el sector al que pertenece (no es igual hablar de la actividad que tiene una cadena de supermercados que la de un laboratorio farmacéutico).

Además, la empresa en un primer momento se enfrenta a un dilema importante: desarrollar un ERP propio (con el consiguiente e importante desembolso económico en desarrollo y mantenimiento) o usar uno ya existente (con ahorro de costos pero bajo la duda de la completa adaptabilidad) 

Ante el dilema, la tendencia de estos años ha sido la segunda: usar ERPs ya existentes en el mercado, desarrollados de forma específica para la empresa o adaptados. 

Y en esto sí que podemos darte una muy buena opción, pues forma parte de un campo que ya dominamos: Hablamos de la empresa alemana de gestión SAP y su sistema de ERP integrado. 

Una empresa que tiene más de 40 años de historia y que cuenta con increíbles cifras de éxito como son el estar presente en más de 130 países, disponible en 27 idiomas y con una red de colaboradores (partners) muy extendida e importante, superando la cifra de 12 mil empresas que colaboran con SAP (entre las que se incluye la nuestra). 

En este caso y para que puedas asimilar bien los conceptos, dejaremos a SAP para un próximo artículo en el que te describiremos todos sus beneficios y utilidades. No obstante, si quieres obtener algo más de información acerca de SAP, puedes solicitarla aquí. Y si no, puedes esperar a nuestro próximo artículo hablando de esto. 

Y ahora para finalizar, con el fin de fijar toda la información a modo de resumen, podemos afirmar que los ERPs están diseñados para modelar y automatizar la mayoría de procesos, con los que tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y producto. Todo ello teniendo claros una serie de objetivos: 

  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a la información.
  • Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
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